Обращение в Отдел продаж

Закрыть
Подключиться
Подключиться

Обращение в Отдел продаж

Закрыть
Подключиться
Подключиться

Отлично!

Новость готова!

Картинка готова

Скорее поделись с друзьями:

Как заполнить путевой лист, если неизвестен точный маршрут

25.09.2017 954

Путевой лист — документ, которым компания может доказать наличие понесенных на ГСМ затрат. Компании, не являющиеся автотранспортными предприятиями, имеют право разработать собственную форму путевого листа, но в ней обязаны присутствовать реквизиты, обозначенные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. С 26 февраля 2017 года в этот приказ Минтранса были внесены существенные изменения (Приказ Минтранса РФ от 18.01.2017 №17). Об этих нововведениях мы писали в наших статьях:

Что именно изменилось в порядке оформления путевых листов в 2017

Как заполнять путевые листы по новым правилам 2017 года?

В Приказе Минтранса №152 нет требований о том, что заполнение путевых листов обязательно должно быть вручную. Исходя из судебной практики, компаниям, которые используют легковые автомобили в рабочих целях, для исключения проблем с признанием расходов на топливо заполнять документ следует частично вручную и частично — на компьютере.

Допускается использование автоматизированных программ для подготовки путевых листов. Программа Путевые листы от Бухсофт — один из таких удобных и понятных инструментов.

Конечно, все подписи в документе обязаны быть «живые» (подписаны собственноручно ответственными лицами), все остальные реквизиты путевого листа можно заполнять на компьютере.

Зачем точный маршрут в путевом листе?

В упомянутом выше Приказе Минтранса №152 нет прямого требования к обязательному указанию в путевых листах сведений о маршруте (пунктах назначения в период действия документа). Тем не менее, налоговые контролеры в ходе камеральных и иных проверок обращают внимание на этот нюанс заполнения и относят путевые листы без информации о пути следования машины, к документам, которыми нельзя подтвердить обоснованность расходов на ГСМ. А значит, эти издержки компания – налогоплательщик не вправе учитывать при расчете прибыльного налога.

Срок исковой давности товарно-транспортных документов

После отказа налоговиков в учете расходов и доначислении налога на прибыль из-за отсутствия в путевых листах точного маршрута, компания вправе оспорить решение контролирующего органа в судебном порядке. Срок обжалования после получения решения вышестоящего налогового органа составляет 3 месяца.

Если по истечении этого периода заявление на обжалование решения налоговиков компания не подаст, то у нее будет еще 3 года с момента взыскания недоимки по налогу на прибыль для возможности обратиться в арбитражный суд с целью истребовать возврат взысканных средств (абз. 2 п. 3 ст. 79 НК РФ).

Стоит отметить, что арбитражная практика по этому вопросу носит весьма противоречивый характер.

Одни суды соглашаются с компаниями и признают указание маршрута необязательным для учета расходов на ГСМ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 № Ф04-3922/13 по делу № А46-29337/2012). Иные же встают на сторону налоговиков и подтверждают, что отсутствие адресов в путевых листах — весомый аргумент для отказа в учете понесенных на ГСМ расходов при расчете прибыльного налога (постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 № Ф06-3255/13).

Как заполнить путевой лист, если неизвестен точный маршрут

Как заполнить путевой лист, если точный маршрут указать невозможно?

Чтобы исключить любые споры с налоговиками, заполняйте все путевые листы с точным указанием маршрута следования ТС.

Тем более, сделать это можно любым доступным способом, даже когда автомобиль целый день находился за чертой города в полях (например, при проведении землеустроительных и геодезических работ).

Не нужно писать в документе «по городу» или «по области». Такую формулировку налоговики не примут и посчитают ее недостаточной для подтверждения расходов на топливо, поскольку ею невозможно доказать эксплуатацию транспортного средства в служебных целях.

Если адресов множество и неизвестно, куда именно сначала поедет водитель, и по какому маршруту будет кататься весь день, можно прибегнуть к следующим способам:

  • Если одни и те же адреса объезжаются регулярно, утвердите маршруты приказом руководителя на конкретный период: ежедневные или на месяц в зависимости от необходимости и пронумеруйте их. Например, маршрут № 1 — перечисление адресов, маршрут № 2 — перечисление адресов. В путевом листе нужно сделать отметку, что разъезды совершаются по утвержденному маршруту, для подтверждения которого нужно приложить копию приказа с указанием маршрутов.
  • Можно сделать еще проще — написать в путевом листе: «По маршруту в соответствии с заявками». Все заявки, конечно, нужно приложить к документу и хранить в таком виде.

Если указать точные адреса невозможно, допускается использовать координаты на основании данных навигатора и системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, тем более Минфин уже давно разрешил учитывать расходы на топливо согласно документам, составленных с применением навигационных систем. Если работы проводятся близ населенных пунктов, укажите расстояние в километрах и название близлежащего населенного пункта. При этом путевые листы нужно подкрепить дополнительными сведениями — накладными, картами, можно даже записями с видеорегистратора (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.04.2015 №Ф06-23360/2015).

Ответственность за неправильное оформление путевого листа

За неправильное оформление путевого листа материальную ответственность несет и водитель, и компания, согласно статье 12.31.1 КоАП РФ.

Так, при отсутствии данных о медосмотре водителя компания может быть оштрафована на 30 тысяч рублей, а должностное лицо — на 5 тысяч рублей. Такие же штрафы накладываются за несоблюдение правил при прохождении техосмотра автомобиля. 

Инспекторы ДПС могут выписать штраф водителю согласно части 2 статьи 12.3 КоАП РФ, поскольку именно он является ответственным за транспортное средство лицом. Санкции могут носить предупредительный характер либо быть материальным взысканием в размере 500 рублей.

Особое внимание следует уделить индивидуальным предпринимателям, которые полностью ответственны за нарушение требований к оформлению путевых листов. В зависимости от степени нарушения, штраф для них может достигать 100 тысяч рублей.

За отсутствие в путевом листе точного маршрута оштрафовать никого нельзя, однако, как мы уже выяснили, это влечет немало других проблем.

Обсудить на форуме

Архив статей



Теги: Путевые листы




Оставьте Ваш комментарий:

Если Вы хотите получать еженедельные новости компании Бухсофт по электронной почте, то оставьте адрес электронной почты.

Подписаться на рассылку

  Всего подписчиков: 143 096

Бухсофт: Торговля