Возвращаем работникам НДФЛ

Случаи, когда работодатель удерживает с работника налог на доходы физических лиц сверх положенного, — далеко не редкость. Разумеется, если такой факт сотрудниками бухгалтерии был обнаружен, о нем необходимо сообщить и постараться вернуть переплаченную сумму. Но кому сообщать и как возвращать?

Программа "Бухсофт: Зарплата и кадры" позволит Вам рассчитать любые виды начислений и вычетов, в том числе и НДФЛ, сотрудникам вашего предприятия быстро и корректно.

Сроки для извещений

Первым, кого стоит поставить в известность об обнаруженной переплате, должен стать тот самый сотрудник, с которого была удержана увеличенная сумма. Сроки подобного извещения строго оговорены в статье 231 Налогового кодекса. На все про все у бухгалтера десять рабочих дней. Что же касается формы, в которой следует преподать информацию, то тут единого мнения не сформировалось.

Но желательно, чтобы извещение было оформлено на бланке организации, имело все необходимые реквизиты, содержало ссылки на соответствующие статьи Налогового кодекса и было завизировано подписью руководителя.

Работник уполномочен заявить...

Известив «жертву переплаты» соответствующим документом, работодатель может считать свою миссию информационного порядка выполненной. Если работник сам заинтересован в возврате сверхудерженного налога, то он должен сам обратиться к налоговому агенту, написав  заявление на возврат суммы переплаты. И хотя для этого документа сроков в законодательстве не прописано, лучше не ждать, пока истекут три года, положенные в любых случаях для возврата налога.

В заявлении нужно не забыть прописать:

• свои личные данные — ФИО;
• должность;
• наименование организации-адресата заявления.

Заявление составляется на имя директора, ведь именно он является представителем налогового агента. Не забудьте указать грамотно сформулированную  просьбу о возврате налоговой суммы, а также банковские реквизиты счета, на который следует эту сумму перечислить.

Важно! НДФЛ возвращается только безналичными зачислениями на счет работника.

Алгоритм возврата

Налоговый кодекс предусматривает для работодателя три месяца на возврат излишне удержанной с работника суммы НДФЛ. Существует возможность выборки суммы из текущих платежей по НДФЛ вне зависимости от того, чьи они и с кого удержаны. Таким образом работодатель получает возможность вернуть деньги даже тогда, когда этому работнику не предполагается что-то выплачивать в последующие несколько месяцев, либо тогда когда общая сумма НДФЛ, подлежащая удержанию с конкретного физлица, меньше возвращаемой.

Если говорить проще, то «излишки» налога изымаются из очередного платежа в бюджет, а затем перечисляется на счет, указанный в заявлении сотрудника.

Ни один документ, оформляющий эту ситуацию, не должен быть утерян. Сохраните его на тот случай, если у фискальных органов возникнут к вам вопросы.

Особенности и нюансы

В любой стройной теории могут быть свои практические исключения. Так, например, возврат налога в случае отсутствия его в бюджете организации, производится из государственного бюджета по заявлению налогового агента. Такой механизм возврата НДФЛ предусмотрен статьей 78 Налогового кодекса.

К заявлению налоговый агент должен приложить соответствующую выписку из регистра налогового учета за тот налоговый период, за который производится возврат.

К выписке необходимо приложить документы, подтверждающие факт удержания налоговых «излишков» и их перечисление в бюджет. Чтобы уложиться в отведенные ему законом три месяца, работодатель может выплатить работнику деньги раньше, чем эквивалентная сумма поступит на счет организации из бюджета.