text
Бухсофт

Как оформить путевой лист

  • 11 октября 2018
  • 71

Рассмотрим, когда нужно составить и как правильно оформить путевой лист. В статье вы найдете образцы заполнения и бланки, которые можно скачать. Также есть полезные сервисы по заполнению этого документа.

Для чего нужен путевой лист грузового и легкового автомобиля? Бухгалтерское и налоговое законодательство обязывает компании и ИП документально подтверждать количество израсходованных ГСМ (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). Документ нужно использовать независимо от того, находится ли транспортное средство или в аренде (в том числе, когда взято у сотрудника). 

Скачайте нашу бесплатную программу по оформлению путевых листов. Она автоматически заполнит соответствующие требованиям законодательства бланки. Кроме того, программа обладает функцией ведения и учета документов

Заполнить путевые листы

Какую форму путевого листа использовать?

Когда оформляют путевые листы, можно использовать как их унифицированные, так и самостоятельно разработанные формы. Например, есть упрощенная форма для легкового автомобиля, бланк для грузового автомобиля при повременной или сдельной оплате. Далее рассмотрим особенности создания и заполнения документов первого и второго типа.

Унифицированные формы путевого листа

Их утвердил Госкомстат постановлением № 78 от 28.11.1997. Формы применять не обязательно. Вместе с тем, они содержат все необходимые реквизиты и соответствуют требованиям законодательства.

Каждый типовой бланк имеет свои особенности оформления (см. таблицу 1). Они зависят от вида и назначения транспортного средства. 

Таблица 1. Типовые формы путевых листов и особенности их заполнения

Вид документа

Как оформить путевой лист

Форма № 3 “Путевой лист легкового автомобиля” 

см. письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257

Форма № 4-с “Путевой лист грузового автомобиля” (сдельные расценки оплаты)

Сначала заполняет ответственный работник компании до передачи водителю. 
Затем работники фирмы- владельца ТС и заказчик.

Заполненный документ выдают водителю при условии возврата документа за прошлый рейс.

Заказчик заполняет отрывные талоны. Они служат основанием для выставления счета на оплату (к нему прикладывают талон)

В форме № 4-п при транспортировке ТМЦ указывают номера товарно-транспортных накладных и прикладывают по одному экземпляру ТТН. Путевые листы хранят вместе с транспортными документами

Форма № 4-п предусматривает отражение в ней двух заказов за 1 раб. день (смену)

Форма № 4-п “Путевой лист грузового автомобиля”

(повременная оплата)

Форма № 3 спец. “Путевой лист специального автомобиля” 

Водитель получает под расписку при условии сдачи документа за прошлый рейс. Фирма-владелец ТС заполняет отрывной талон, который является основанием выставления счета заказчику

Форма № 4 “Путевой лист легкового такси”

Есть специальный реквизит для показаний таксометра. Документ выдают водителю в начале рабочего дня. По окончании смены водитель возвращает документ диспетчерам

Форма № 6 “Путевой лист автобуса”

Предназначен для отражения работы автобусов на городских и пригородных маршрутах

Форма № 6 (спец) “Путевой лист автобуса необщего пользования”

Составляют только в части выполнения заказа одной компании. Ответственные лица заполняют раздел «Результаты работы автобуса» 

Выдают водителю только при условии сдачи документа за прошлый рейс

Форма ЭСМ-2 “Путевой лист строительной машины”

Используют специализированные организации для отражения работы строительных машин при почасовой оплате. Документ также применяют в качестве источника исходных данных для расчета зарплаты обслуживающему персоналу

Образцы заполнения унифицированных путевых листов

В этом разделе приведем образцы заполнения перечисленных выше унифицированных форм. Примеры доступны для скачивания.

  1. Форма № 3 

путевой лист легкового автомобиля форма 3путевой лист легкового автомобиля форма 3

  1. Форма № 4-с 

путевой лист грузового автомобиля форма 4 спутевой лист грузового автомобиля форма 4 с

  1. Форма № 4-п 

путевой лист грузового автомобиля форма 4 ппутевой лист грузового автомобиля форма 4 п

  1. Форма № 6 (спец)  

путевой лист грузового автомобиля форма 6 спецпутевой лист грузового автомобиля форма 6 спец

  1. Форма ЭСМ-2  

путевой лист легкового автомобиля есм 2путевой лист легкового автомобиля есм 2

Воспользуйтесь нашей бесплатной программой по оформлению путевых листов. Она автоматически заполнит соответствующие требованиям законодательства бланки

Заполнить путевые листы

Самостоятельно разработанная форма путевого листа

Некоторым фирмам и ИП в силу особенностей их деятельности не подходят унифицированные формы путевых листов. Могут отсутствовать нужные реквизиты или, наоборот, не используются существующие.

Законодательство не запрещает разрабатывать собственные формы и вводить в унифицированны дополнительные реквизиты либо убирать ненужные. При этом важно, чтобы бланк имел все обязательные реквизиты. Они приведены в разд.II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152:

  • название и номер документа;
  • информация о сроке его действия;
  • данные собственника (владельца) ТС;
  • данные по ТС; 
  • информация о водителе

Кроме того, бланк должен соответствовать и остальным критериям первичных документов, которые приведены в статье 9 Закона № 402-ФЗ. А порядок применения нужно обязательно прописать в учетной политике. 

Порядок оформления путевого листа

Документ составляют по каждому ТС в одном экземпляре. В названии указывают тип ТС (например: путевой лист специальной машины). 

Документ можно оформлять ежедневно или в другой срок, не превышающий 1 месяц. При сменной эксплуатации ТС несколькими водителями, можно составлять на него сразу несколько путевых листов (отдельно каждый водитель). 

Все оформленные путевые листы нумеруют и заверяют штампом организации. 

Заполненные путевые листы хранят в течение 5-ти лет (п. 18 разд. III приказа № 152).

Перед выездом ТС и после него документ проверяет механик или иной специалист, который отвечает за эксплуатацию ТС. Он сверяет данные одометра, расход топлива и т. д.). Работник заверяет данные своей подписью (с указанием ФИО) или ставит именную печать.

По итогам установленного в компании периода, например, месяца или квартала производят сверку соответствия фактических данных по документам и показаний одометра. Результат оформляют актом.

Медицинские работники указывают дату, время и результаты предрейсовых и послерейсовых осмотров водителей («Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», «Прошел послерейсовый медицинский осмотр»). Медработник заверяет данные своей подписью (с указанием ФИО) или ставит именную печать. 

Отсутствие указанных выше записей или проставление их не квалифицированным врач станет причиной штрафа. 

Дату и время предрейсового контроля указывает специалист, отслеживающий техническое состояние ТС. Он ставит подпись с расшифровкой ФИО.  

Судебная практика по заполнению

Все обязательные реквизиты нужно вписывать без ошибок и аккуратно. В противном случае, ИФНС при проверке может посчитать путевые листы документами, которые не подтверждают расходы на ГСМ.

При этом судебные споры не всегда складываются в пользу компаний. Одни судьи придерживаются позиции о том, что ошибки и неточности не являются опровержением факта несения расходов (опред. ВАС РФ от 15.12.2008 № ВАС-16222/08, пост. ФАС СКО от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007, от 27.08.2008 № Ф08-5063/2008). 

Другие считают, что затраты на ГСМ нельзя включить в расчет базы по налогу на прибыль при отсутствии данных о маршруте, показаний одометра, информации о пробеге, а также когда свою подпись в документах подписало неуполномоченное лицо и нет расшифровки подписей (опред. ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, пост. ФАС УО от 05.032009 № Ф09-946/09-С5, ЗСО от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).

Отметим: если нет возможности заполнить реквизит, следует задокументировать причину и указать ее в нужном поле путевого листа. Например, когда сломан одометр, составляют акт о выявленных неисправностях, а в поле «Показания одометра» вписывают причину и реквизиты акта. Также прикладывают документ, который подтвердит пройденное без одометра расстояние (например, бухгалтерская справка).

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Помощник в выборе программы

выбор программ

Поможем понять какая программа нужна именно вам

Выбрать
Мы в соцсетях
А еще:
Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам для бухгалтера на сайте.
Возникли вопросы? Звоните: 8-800-222-18-27 (звонок бесплатный)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И скачать файл
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок