Супер скидка на БухСофт>>>  | ☎ 8 (800) 222-18-27 Написать в тех.поддержку
Бухсофт

Как сдать электронную отчетность через спецоператора

  • 12 декабря 2018
  • 197

В статье расскажем о том, кто должен сдавать электронную отчетность и как ее сдать в налоговую, ПФР, ФСС и Росстат. Также приведем наиболее часто возникающие при отправке ошибки и способы их устранения.

Сдать отчетность в электронном виде вы можете с помощью программы БухСофт. Она позволяет:

  • отправить документы с любого компьютера или мобильного устройства прямо из онлайн-сервиса;
  • получить напоминание о крайних сроках сдачи через удобный налоговый календарь;
  • протестировать отчетность перед отправкой последними версиями всех актуальных проверочных программ по сотням контрольных соотношений, которые используют госорганы;
  • получить профессиональные рекомендации по исправлению ошибок от аттестованных бухгалтеров и технических специалистов;
  • работать в удобном мобильном приложении.

Попробуйте бесплатно:

Сдать электронную отчетность

Электронная отчетность: кто обязан сдавать

Приведем случаи, когда у любой компании возникает обязанность сдавать отчетность в электронном виде.

  1. Фирма является крупнейшим налогоплательщиком. Сдать всю налоговую отчетность она обязана в электронном виде. Исключение предусмотрено только в части информации, относящейся к государственной тайне.
  2. Среднесписочная численность персонала компании превышает 100 человек. Показатель определяют в зависимости от возраста фирмы: 
  • если она действует давно, то берут показатель прошлого года;
  • вновь созданные фирмы берут месяц создания;
  • реорганизованные - месяц реорганизации.

Когда среднесписочная численность персонала составляет не более 100 человек, сдать электронную отчетность в налоговую можно на добровольной основе.   

Сдача отчетов и деклараций электронно освобождает от необходимости представлять их бумажные экземпляры (п. 6 раздела I Порядка, утв.приказом МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169). 

Если компании понадобятся бумажные документы, заверенные налоговой, последняя обязана их распечатать, поставить на них отметку о получении и выдать компании (п. 219 Административного регламента, утв. приказом Минфина от 02.07.2012 № 99н).

  1. На фирму распространяется обязанность отчитываться только в электронном виде по конкретному налогу в соответствии с положениями налогового законодательства (пп. 3, 4 статьи 80 НК РФ). В настоящее время предусмотрено в отношении НДС пунктом 5 статьи 174 НК РФ.

Сейчас Налоговый кодекс не содержит обязанности сдавать бухгалтерскую отчетность в электронном виде. Фирма вправе делать это на добровольной основе по собственной инициативе.

Но с 1 января 2020 года вступят в силу положения Федерального закона от 28.11.2018 № 444-ФЗ. Отчитываться придется только электронно и только в налоговую. Предоставление обязательного экземпляра в Росстат отменят.

Исключение предусмотрено только для субъектов малого и среднего предпринимательства. Они будут по-прежнему отчитываться в ИФНС на бумаге.

Подготовить и сдать
электронную бухотчетность

Сдать электронную отчетность через оператора

Как можно сдавать отчетность в электронном виде? Есть два способа:

  1. Через спецоператора - посредника.
  2. Через сайт ФНС напрямую.

Рассмотрим подробно первый способ.

Чтобы сдать отчетность в электронном виде через посредника потребуется:

  1. Доступ компании в интернет. При отсутствии подключения можно сдать электронные отчеты и декларации через представителя, который обладает необходимым оборудованием.
  2. Ключ усиленной квалифицированной электронной подписи. Его нужно получить в аккредитованном Минкомсвязи удостоверяющем центре или у партнера такого УЦ. Как правило спецоператоры сотрудничают с УЦ. 
  3. Программа для шифрования отчетности.
  4. Заключение со специализированным оператором связи  договора на оказание услуг (ст. 779 ГК РФ). Он подключит фирму к системе передачи отчетности через интернет. 

Оператор должен иметь:

  • лицензию на предоставление услуг в области шифрования информации;
  • лицензию на разработку, производство, распространение шифровальных средств;
  • сертификат соответствия программного обеспечения требованиям нормативных актов ФНС;
  • договор с региональным отделением УФНС.

Перечень операторов можно найти:

  • на сайте ФНС;
  • информационном стенде в территориальном подразделении ФНС;
  • сайтах региональных УФНС. 
  1. Программа для подготовки и отправки отчетности электронно. Нужно купить у спецоператора (п. 5 разд. I Порядка, утв. приказом МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169).
  2. Настройка программы.

Сдача электронной отчетности через посредника проходит в шесть этапов:

  1. Отправка.
  2. Получение от спецоператора  даты отправки.
  3. Проведение технического контроля отчетности налоговыми инспекторами.
  4. Первичный контроль.
  5. Окончательный контроль.
  6. Внесение отчетности в базу данных налоговой.

Этап 1. Отправка отчетности. Отправляемый файл должен иметь установленный ФНС формат. Список всех действующих форматов можно посмотреть в справочнике, утвержденном приказом ФНС от 24.12.2007 № ММ-3-13/693. 

Рекомендуем проверять созданные файлы электронной отчетности. Сделать это можно бесплатно с помощью программы БухСофт. Также есть программа Tester, которую можно скачать с сайта ФНС.

После проверки файлы подписывают ЭП, шифруют и отправляют посредством программы, предоставленной спецоператором.

Этап 2. Получение подтверждения отправки. Спецоператор сформирует подтверждение даты отправки после того, как программа доставит ему файл отчетности. 

В течение 2 часов он вышлет подтверждение:

  • компании или ее представителю;
  • в налоговую инспекцию вместе с файлом.

Дата, указанная в подтверждении, считается официальной датой сдачи. Документ позволит доказать, что отчетность былы направлена вовремя и станет основанием для освобождения от ответственности за несвоевременную сдачу, предусмотренную статьей 119 НК РФ.

Если в течение двух часов подтверждение не пришло:

  • следует проинформировать об этом спецоператора;
  • проинформировать налоговую в случае, если проблему не удалось решить до истечения крайней даты сдачи.

Этап 3. Технический контроль. Налоговые инспекторы проводят техническую проверку файла в течение 4 часов с момента его получения. В нее входят контроль соблюдения форматов и правильности имени отправителя по критериям, установленным Методическими рекомендациям (утв. приказом ФНС от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398).

По результатам данной процедуры инспекторы пришлют компании:

  • извещение о получении (означает, что отчетность прошла технический контроль);
  • или сообщение об ошибке (необходимо исправить файл и переслать его заново).

Этап 4. Первичный контроль. Эту процедуру инспекторы проводят в течение 4 часов с момента окончания технического контроля. Она включает в себя проверку содержащихся в файле:

  • реквизитов фирмы или ее представителя;
  • имени, структуры, формата, налогового периода, указанных в файле;
  • а также установление подлинности ЭП.

Если инспекторы выявят ошибки, они пришлют уведомление об отказе в приеме отчетности с указанием причин. Если уведомление не поступило, первичный контроль пройден успешно.

Этап 5. Окончательный контроль. Эту процедуру инспекторы проводят в течение 4 часов с момента окончания первичного контроля. Ее результатом станет получение:

  • квитанции о приеме отчетности;
  • либо уведомление об отказе в приеме с указанием причин отказа.

Основания для отказа см. в пункте 28 Административного регламента, утв. приказом Минфина от 02.07.2012 № 99н.

Этап 6. Внесение отчетности в базу данных налоговой. После успешного прохождения контрольных процедур, налоговая внесет показатели отчетности в свою базу данных.

Инспекторы проверят документ на наличие логических и фактических ошибок. 

Не позднее следующего рабочего дня после завершения этапа 5 инспекторы пришлют компании:

  • при отсутствии ошибок - извещение о вводе показателей отчетности в базу данных (означает, что ее приняли без замечаний);
  • при обнаружении ошибок - уведомление об уточнении данных (означает, что нужно подать корректирующую декларацию или отчет).

Как сдавать электронную отчетность в ПФР через посредника

Чтобы сдавать электронную отчетность в ПФР (формы СЗВ-МСЗВ-СТАЖ и др. отчеты), следует выполнить следующие действия:

  1. Получить ключ ЭП и сертификат ключа проверки ЭП у спецоператора.
  2. Купить программу для шифрования.
  3. Заключить со спецоператором договор на оказание услуг (ст. 779, 781 ГК РФ). 

Перечень спецоператоров, через которых возможен обмен электронными документами с региональными подразделениями Фонда смотрите на сайте Минкомсвязи.

Спецоператор должен иметь:

  • лицензию по оказанию услуг в области шифрования информации;
  • лицензию на распространение шифровальных средств;
  • лицензию на деятельность по техническому обслуживанию шифровальных средств;
  • свидетельство об аккредитации в Минкомсвязи.

После подписания договора следует направить запрос в свое территориальное отделение Фонда о том, что делать дальше. Дело в том, что ранее ПФР требовал подать заявление о подключении к электронному документообороту и соглашение об обмене на основании распоряжения от 11.10.2007 № 190р. Но с 21 сентября 2018 года оно утратило силу.

  1. Установить и настроить программу для сдачи отчетности в электронном виде.

Спецоператор БухСофт предоставит комплексное обслуживание в рамках сдачи отчетности в ПФР электронно: 

  • он выпустит ЭП и сертификат ключа проверки ЭП;
  • установит программу для шифрования отчетов;
  • установит программу для подготовки и отправки отчетности.

Подготовить и сдать
электронную отчетность в ПФР

При подаче отчета в электронном виде компания обязана:

После отправки фирма сначала получит от Фонда квитанцию о доставке отчета, а затем - протокол контроля сведений. 

Сейчас нет нормативных сроков, в которые ПФР обязан сформировать указанные документы. Ранее сроки были указаны в Распоряжении № 190р. Но с 21 сентября 2018 года оно утратило силу.

В ответ на сообщение Фонда нужно отправить ему квитанцию о доставке протокола, подписанную ЭП. Эти действия подтвердят получение протокола. Форму и формат квитанции и протокола ПФР разрабатывает.

Протокол может быть положительным и отрицательным. 

Первый подтверждает успешность отправки отчета. Датой сдачи при этом считается день формирования квитанции о доставке, которую прислал Фонд.

Второй говорит о найденных Фондом ошибках. Отчет не считается принятым. Он требует исправления недочетов и повторной отправки.

Обратите внимание, что отсутствуют нормативные документы, которые устанавливают срок и порядок сдачи исправленных сведений. Следует руководствоваться сроком, указанным в протоколе.

Если фирма не получила квитанцию или протокол:

  • нужно незамедлительно уведомить об этом спецоператора и отделение ПФР (при необходимости);
  • при наличии замечаний со стороны Фонда к присланным файлам - повторить процедуру их отправки. 

Как сдавать электронную отчетность в ФСС через спецоператора

Законодательно определен только один способ как можно сдавать отчетность в электронном виде в соцстрах. Он касается формы 4-ФСС. Ее сдают через официальный сайт Фонда (п. 4.1 приказа ФСС от 12.02.2010 № 19).

Но есть более удобный вариант – через спецоператора. Он является абсолютно законным. Порядок взаимодействия и ответственность регулирует заключенный договор между фирмой и спецоператором.

Спецоператор - это посредник, который после получения отчета загружает его на портал ФСС, а затем пересылает ответ Фонда компании.  

Сдать отчеты в электронном виде в ФСС вы можете с помощью программы БухСофт. Она позволяет:

  • отправить их с любого компьютера или мобильного устройства прямо из онлайн-сервиса;
  • получить напоминание о крайних сроках сдачи через удобный налоговый календарь;
  • протестировать отчеты перед отправкой последними версиями всех актуальных проверочных программ по сотням контрольных соотношений, которые используют госорганы;
  • получить профессиональные рекомендации по исправлению ошибок от аттестованных бухгалтеров и технических специалистов;
  • работать в удобном мобильном приложении.

    Попробуйте бесплатно

Сдать отчет в ФСС электронно

Как сдать электронную бухотчетность через посредника в налоговую и Росстат

Налоговый кодекс и закон О бухгалтерском учете предусматривают обязанность сдавать бухотчетность в налоговую и в Росстат. Но только в бумажном виде.

Крайний срок - не позже 3-х месяцев после окончания отчетного года, т. е. 31 марта.

Порядок предоставления документов аналогичен правилам для налоговых деклараций. 

Компания вправе по собственной инициативе сдавать бухотчетность в электронном виде.

Для этого заключают договор на оказание услуг с оператором. Он подключит фирму к системе сдачи бухотчетности по электронной почте. 

Электронные формы имеют равную юридическую силу с бумажными (ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Где сдать отчетность в электронном виде

Программа БухСофт позволяет направить электронную отчетность во все государственные органы: налоговую службу, фонды социального и пенсионного страхования, Росстат, Росалкогольрегулирование.

В режиме реального времени вы будете отслеживать статус отправки. Программа также позволяет получить или распечатать квитанции о приеме отчетов или протокол об ошибках.

Отправка отчетности состоит из трех этапов:

  1. Загрузка отчета в программу.
  2. Проверка. 
  3. Отправка в госорганы.

Этап 1. Загрузка отчета в программу

В разделе «Электронная отправка» (1) зайдите на вкладку «Отчеты» (2) и нажмите кнопку «Загрузить отчет» (3). Откроется окно для выбора файлов.

как отправить отчет в электронном виде

В открывшемся окне перейдите в ту папку, в которой находятся отчеты, готовые для отправки. Кликните на нужный файл (4) и нажмите кнопку «Открыть» (5).

как отправить отчет в электронном виде

Выбранный файл попадет в список загруженных документов (6). 

как отправить отчет в электронном виде

Этап 2. Проверка отчета

Проверка загруженного файла происходит автоматически. Результаты проверки будут сразу выведены на экран:

  • отчет, в котором ошибок нет (1);
  • в котором выявлены недочеты, не мешающие его отправке (2);
  • в котором есть ошибки (3).

как отправить отчет в электронном виде

Чтобы увидеть текст предупреждения или ошибки, напротив нужного документа кликните на кнопку «Посмотреть» (4).  Откроется окно, в котором будет указано, в чем именно возникла проблема. 

как отправить отчет в электронном виде

Из открывшегося окна вы можете:

  • по кнопке «Отправить как есть» – отправить отчет в том виде, в котором документ загружен (5);
  • по кнопке «Удалить» –  удалить документ из отправки (6);
  • по кнопке «Исправить» – отредактировать (7). 

Если вы выбрали «Исправить», программа автоматически «перекинет» вас в раздел по подготовке этого отчета. Вы сможете его поправить и загрузить заново.

как отправить отчет в электронном виде

Если вы внесли изменения в отчет и загружаете его повторно, ранее загруженную форму нужно удалить из блока «Загруженные». Для этого напротив нужного документа кликните на кнопку «Посмотреть» и в открывшемся окне нажмите кнопку «Удалить».

Этап 3. Отправка отчета

Для отправления нажмите кнопку «Отправить» (1) напротив той формы, которая отправляется в госорганы. Откроется окно, в котором вам нужно указать пароль для отправки. 

как отправить отчет в электронном виде

В открывшемся окне введите пароль для отправки (2). Он придет к вам по СМС на мобильный телефон. После ввода пароля нажмите кнопку «Отправить отчет» (3).

как отправить отчет в электронном виде

Далее отчет попадает в блок «Отправленные» (4). Кликните на ваш документ (5), чтобы узнать статус отправки. Откроется окно с дополнительной информацией по отправке.

как отправить отчет в электронном виде

В открывшемся окне вы видите подробную информацию о статусе отправленного отчета. Для каждого госоргана правила отправки разные. Например, отправка в налоговую проходит в пять этапов и имеет пять статусов (6):

  • передан;
  • отправлен;
  • получен;
  • проверен;
  • принят.

Для каждого статуса есть отдельная вкладка. В каждой вкладке вы можете скачать соответствующую квитанцию. Для этого кликните на нужную вкладку (7) и нажмите кнопку «Скачать квитанцию» (8). Во всех вкладках есть текущее состояние отправленного отчета (9).

как отправить отчет в электронном виде

После завершения всех этапов отправки отчет попадает в блок «Обработанные» (10). Если он отправлен успешно, то справа от него появится надпись зеленого цвета «Отчет принят» (11). Если отчет принят не был, появится надпись красного цвета «Не принят» (12).

как отправить отчет в электронном виде

Если отчет принят , кликните на него. Далее зайдите на вкладку «Принят» (13) и распечатайте квитанцию о вводе, нажав на кнопку «Скачать квитанцию» (14). Также вы можете распечатать сам документ, нажав на кнопку «Распечатать отчет» (15).

как отправить отчет в электронном виде

Если не принят , то зайдите на вкладку «Не принят» (16) и скачайте протокол ошибок (17). В нем подробно указаны причины, по которым ваш документ не был принят госорганом.

как отправить отчет в электронном виде

Устраняем ошибки отправки

В таблицах 1-4  мы собрали наиболее часто встречающиеся причины сбоев, которые могут возникнуть при отправке, и методы их устранения. 

Таблица 1. Ошибки при отправке в налоговую

ошибки при отправке в налоговуюошибки при отправке в налоговую

Таблица 2. Ошибки при отправке в ПФР

ошибки электронной отчетности пфр

Таблица 3. Ошибки при отправке в ФСС

ошибки электронной отчетности фсс

Напомним, Фонд не может получать и отправлять электронные письма через спецоператора.

Таблица 4. Ошибки при отправке в Росстат

ошибки электронной отчетности росстат

«БухСофт» Помощник по выбору программы
Поможет понять какая программа нужна именно вашей организации.
«БухСофт Онлайн»
Бухгалтерская программа
Простая в использовании программа с поддержкой от коллег-бухгалтеров.
Подойдет как для начинающего бухгалтера, так и профессионала с несколькими компаниями.
«БухСофт» Отчетность
через интернет
Тестируйте и отправляйте отчетность в ПФР, ФСС, ФНС, Росстат, РАР. Проводите сверки с ФНС, ведите документооборот с контролирующими органами и контрагентами.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме
Отчетность 2019
Актуальные бланки всех форм отчетности
КБК 2019
Новые КБК по всем налогам и взносам
Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам для бухгалтера на сайте.
Возникли вопросы? Звоните: 8-800-222-18-27 (звонок бесплатный)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И скачать файл
Получить доступ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок