Супер скидка на БухСофт>>>  | ☎ 8 (800) 222-18-27
Бухсофт

Как в 1С 8.3 Бухгалтерия учитывать ГСМ: пошаговая инструкция

  • 10 января 2019
  • 198

Покупку и списание ГСМ регулярно отражают в учете многие организации. В этой статье вы узнаете, как в 1С 8.3 Бухгалтерия учитывать бензин и другие ГСМ, приобретенные за наличный и безналичный расчет. Также здесь есть подробная инструкция по списанию топлива по путевым листам.

Водитель может залить топливо за наличные или по топливной карте. В последнее время все популярней становится покупка бензина по топливным картам. Оплата в этом случае происходит через банк, а поступление ГСМ отражают по накладной или УПД. Однако по-прежнему популярен и старый способ – покупка топлива за наличный расчет. В этом случае водитель составляет авансовый отчет. Но независимо от способа покупки, списание топлива на расходы делают только по путевым листам. В этой статье есть подробная пошаговая инструкция, как учесть ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по топливным картам и за наличный расчет, а также как сделать списание ГСМ по путевым листам.



БухСофт: программа с экспертной поддержкой

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по топливным картам

Использование топливных карт позволяет контролировать:

  • Сколько топлива приобрел водитель;
  • Когда залил;
  • Какое именно топливо;
  • По какой цене;
  • На какой заправке.

При заправке по топливной карте водителю не нужно составлять авансовый отчет. Единственный документ, который он предоставляет в бухгалтерию – путевой лист. Оплата ГСМ в этом случае производится по безналичному расчету в адрес поставщика по договору поставки по топливным картам.

В 1С 8.3 Бухгалтерия учет ГСМ по топливным картам делают в два шага:

  1. Отражают поступление ГСМ по первичным документам от поставщика;
  2. Списывают ГСМ по путевым листам водителя.

Шаг 1. Отразите поступление ГСМ

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по топливным картам начинается с оприходования топлива на счет учета материалов. Чтобы отразить поступление бензина в 1С зайдите в раздел «Покупки» (1) и кликните на ссылку «Поступление (акты, накладные)» (2). Откроется список ранее созданных поступлений.

Поступление (акты, накладные) в 1С 8.3 Бухгалтерия

В открывшемся окне нажмите кнопку «Поступление» (3) и кликните на «Товары (накладная)» (4). Откроется форма для создания нового поступления.

Кнопка «Поступление» в 1С 8.3

В документе укажите:

  • Вашу организацию (5);
  • Поставщика ГСМ (6);
  • Договор с поставщиком на поставку по топливным картам (7);
  • Склад (8). Создайте отдельный склад для ГСМ, так удобней контролировать остатки топлива;
  • Номер и дату накладной от поставщика (9).

Далее нажмите кнопку «Добавить» (10) и заполните в табличной части накладной:

  • Номенклатуру (11);
  • Количество приобретенных ГСМ (12);
  • Цену топлива (13);
  • Ставку НДС (14);
  • Счет учета (15). Здесь выберете счет 10.03 «Топливо»;
  • Счет учета НДС (16). Выберете 19.03 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Для сохранения и проведения документа в 1С 8.3 Бухгалтерия нажмите кнопки «Записать» (17) и «Провести» (18). Теперь топливо находится на балансе вашей организации по дебету счета 10.03. Чтобы посмотреть проводки нажмите кнопку «ДтКт» (18). Откроется окно проводок.

Форма для создания нового поступления 1С 8.3 Бухгалтерия

В окне проводок видно, что бензин оприходован по дебету счета 10.03 (19) по количеству (20) и сумме (21). Также отдельно отражен НДС по поступившему топливу (22).

Окно проводок в 1С 8.3 Бухгалтерия

Следующим шагом будет отражение в учете списания ГСМ, его делают по мере расходования топлива на основании путевых листов.

Шаг 2. Отразите списание ГСМ по путевым листам

Списание топлива на счета затрат делают по путевым листам. В них водители указывают  количество израсходованного бензина (дизтоплива) и пройденный километраж. Данные из путевых листов сверьте с отчетами по расходу, которые вам предоставит поставщик топлива.

Списание бензина по путевым листам в 1С 8.3 делают документом «Требование-накладная». Чтобы его создать зайдите в раздел «Склад» (1) и кликните на ссылку «Требования-накладные» (2). Откроется окно с ранее созданными документами списания.

Ссылка «Требования-накладные» в 1С 8.3 Бухгалтерия

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется форма для создания нового списания.

Кнопка «Создать» в 1С 8.3 Бухгалтерия

В требовании-накладной укажите:

  • Вашу организацию (4);
  • Дату списания (5);
  • Склад, на котором числится топливо (6).

Для заполнения табличной части накладной нажмите кнопку «Добавить» (7) и укажите:

  • Номенклатуру для списания (8);
  • Количество израсходованных ГСМ (9);
  • Счет затрат (10). Здесь выберете бухгалтерский счет, на который будет списано топливо. Например, торговые организации могут выбрать счет 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность», производственные предприятия – счета 20.01 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы» или 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • Подразделение затрат (11). Здесь укажите подразделение, к которому относится данный расход;
  • Номенклатурную группу (12);
  • Статью затрат (13). Выберете нужную стать, например «Транспортные расходы».

Для завершения операции списания нажмите кнопки «Записать» (14) и «Провести» (15). Чтобы посмотреть проводки нажмите «ДтКт» (16). Откроется окно проводок.

Форма для создания нового списания в 1С 8.3 Бухгалтерия

В окне проводок видна бухгалтерская запись по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» (17) и кредиту счета 10.03 «Топливо» (18). Таким образом, со счета учета материалов списан бензин в количестве 140 литров (19) на сумму его себестоимости (20). Напоминаем, что есть три способа расчета себестоимости материалов при их выбытии, один из способов нужно указать в учетной политике.

Окно проводок в 1С 8.3

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия по авансовым отчетам

Если водитель покупает бензин за наличные, то ГСМ учитывают в авансовых отчетах. Сначала оформляют выдачу денег через кассу. После покупки топлива оформляют авансовый отчет, прикладывая к нему кассовые чеки. Затем водители составляют за путевой лист и на его основании бухгалтера списывают топливо.

В 1С 8.3 Бухгалтерия учет ГСМ, приобретенных за наличные, делают в три шага:

  1. Выдают наличные водителю;
  2. Отражают поступление ГСМ по авансовому отчету;
  3. Списывают ГСМ по путевым листам.

Шаг 1. Оформите расходник на водителя

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и кликните на ссылку «Кассовые документы» (2). Откроется окно для учета приходников и расходников.

Ссылка «Кассовые документы» в 1С 8.3 Бухгалтерия

В открывшемся окне нажмите кнопку «Выдача» (3). Откроется форма для создания расходного кассового ордера.

Кнопка «Выдача» в 1С 8.3 Бухгалтерия

В расходнике укажите:

  • Вашу организацию (4);
  • Вид операции (5). Выберете из справочника «Выдача подотчетному лицу»;
  • Получателя (6). Выберете из списка сотрудников нужного подотчетника;
  • Сумму (7);
  • Статью расходов (8). Выберете из справочника нужную статью, например «Выдача денежных средств подотчетнику».

Для проведения документа нажмите кнопки «Записать» (9) и «Провести» (10). Чтобы посмотреть проводки нажмите «ДтКт» (11). Откроется окно проводок.

Создание расходника в 1С 8.3

В окне видна бухгалтерская запись по дебету счета 71.01 и кредиту счета кассы 50.01 (12).

Проводки по расходнику в 1С 8.3 Бухгалтерия

Шаг 2. Отразите в 1С 8.3 поступление ГСМ по авансовому отчету

Зайдите в раздел «Банк и касса» (1) и кликните на ссылку «Авансовые отчеты» (2). Откроется окно для учета авансовых отчетов.

Ссылка «Авансовые отчеты» в 1С 8.3 Бухгалтерия

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется форма авансового отчета.

Кнопка «Создать» в 1С 8.3

В авансовом отчете укажите:

  • Вашу организацию (4);
  • Подотчетное лицо (5);
  • Склад, на который нужно оприходовать топливо (6).

Во вкладке «Товары» (7) нажмите кнопку «Добавить» (8) и в табличной части авансового отчета укажите:

  • Реквизиты первичных документов, которые водителю дали на заправке (9);
  • Номенклатуру топлива (10);
  • Количество купленного топлива (11);
  • Его цену (12);
  • Счет учета (13). Выберете счет 10.03 «Топливо».

Во вкладке «Авансы» (14) выберете из списка расходный кассовый ордер, по которому выдавались деньги подотчетнику.

Для проведения документа нажмите кнопки «Записать» (15) и «Провести» (16). Чтобы посмотреть проводки нажмите кнопку «ДтКт» (17). Откроется окно проводок.

Форма авансового отчета в 1С 8.3 Бухгалтерия

В окне проводок видна бухгалтерская запись по оприходованию топлива по дебету счета 10.03 (18) и кредиту счета 71.01 (19) в количестве 94 литров (20). ГСМ оприходованы, следующим шагом проведем списание топлива на расходы.

Окно проводок в 1С 8.3

Шаг 3. Отразите списание ГСМ по путевым листам

Списание топлива на счета затрат делают по путевым листам. В них водители указывают  количество израсходованного бензина (дизтоплива) и пройденный километраж. Списание бензина по путевым листам в 1С 8.3 делают документом «Требование-накладная». Процедура списания аналогична списанию топлива при покупке ГСМ по топливным картам. Читайте об этом в шаге 2 предыдущей главы.

«БухСофт» Помощник по выбору программы
Поможет понять какая программа нужна именно вашей организации.
«БухСофт Онлайн»
Бухгалтерская программа
Простая в использовании программа с поддержкой от коллег-бухгалтеров.
Подойдет как для начинающего бухгалтера, так и профессионала с несколькими компаниями.
«БухСофт» Отчетность
через интернет
Тестируйте и отправляйте отчетность в ПФР, ФСС, ФНС, Росстат, РАР. Проводите сверки с ФНС, ведите документооборот с контролирующими органами и контрагентами.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
А еще:
Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам для бухгалтера на сайте.
Возникли вопросы? Звоните: 8-800-222-18-27 (звонок бесплатный)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И скачать файл
Получить доступ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок