БухСофт 2020     8 (800) 222-18-27 Задать вопрос по программам Помощь
Бухсофт

Служебная записка: образец

12 апреля 2019
72
Средний балл: 0 из 5

Служебная записка – кадровый документ, документирующий факты, которые требуют принятия отдельных руководящих решений. В статье – бланк и образцы документа, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.

Без проблем оформлять кадровые бумаги помогут следующие ссылки:

Служебная записка это один из часто оформляемых кадровых документов. Однако типовой образец служебной записки законодательство не устанавливает. Это связано с большим разнообразием случаев, когда составляется служебная записка, что требует отражения в данном кадровом бланке очень разноплановой информации с использованием различной структуры. Кроме того, требования по обязательному составлению этого бланка нет в действующем законодательстве.

В то же время служебная записка это полезная форма как с точки зрения кадрового делопроизводства, так и для упорядочения принятия решений сотрудниками работодателя. Далее в статье читайте, как писать служебную записку и смотрите образец служебной записки для различных случаев.

Другие документы по расчетам с сотрудниками

Ознакомившись с образцом служебной записки, не забудьте посмотреть следующие документы, они помогут в работе:

Служебная записка это …

Это документ, который оформляет сотрудник, чтобы сообщить о нетиповом факте, возникшем в ходе текущей деятельности работодателя. Например, он составляется:

  • в процессе выполнения поручения, в том числе данного руководству структурным подразделением;

  • в ходе хозяйственно-административной деятельности;

  • при контроле исполнения распорядительных документов;

  • по вопросам соблюдения дисциплины труда и правил внутреннего распорядка;

  • при возникновении конфликта интересов;

  • по фактам выдачи, потери, замены пропусков или идентификационных карт;

  • по вопросам соблюдения противопожарной охраны;

  • при возникновении чрезвычайных ситуаций по охране зданий и помещений;

  • по фактам пожаров;

  • по фактам утраты имущества при его перевозке и т.д.

Типовой бланк служебной записки законодательно не установлен.

Обязательна ли служебная записка

Законодательного требования обязательно документировать вышеперечисленные факты путем оформления служебной записки на сегодняшний день не установлено. Поэтому, если работодатель считает необходимым включить этот бланк в кадровый документооборот, данное решение оформляется письменно. Например, требование о составлении и образец служебной записки могут быть утверждены в составе соответствующего локального документа или просто приказом руководителя.

Обязательность составления служебных записок работодатель устанавливает самостоятельно.

В некоторых ситуациях удобнее, чтобы факты, требующие внимания руководства и принятия управленческих решений, были задокументированы письменно. Из служебной записки видно, кто ее составил и отвечает за достоверность изложенных в ней обстоятельств. Благодаря тому, что ситуация представлена в письменном виде, у составителя есть возможность подобрать наиболее точные формулировки и исключить искажение информации, двусмысленность или недосказанность. Данные факторы способствуют принятию верных решений, а это положительно сказывается на коммерческой деятельности фирмы.

Как писать служебную записку

Чтобы факт был принят к рассмотрению, необходимо правильно составить основной текст. Как писать служебную записку, законодательство не определяет. Главное – чтобы из текста было ясно:

  • в связи с чем составлен документ;

  • какие обстоятельства требуют внимания лица, которому адресован документ;

  • какие документы прилагаются в подтверждение изложенных фактов.  

В любом случае, независимо от причины ее оформления служебная записка это документ, имеющий общие структурные элементы. Образец служебной записки, адресованной руководителю подразделения, включает следующие реквизиты:

  • название документа;

  • дата его составления;

  • название фирмы - работодателя;

  • фамилию и инициалы сотрудника, составившего документ;

  • его должность, собственноручную подпись и расшифровку подписи;

  • указание на факт, на который обращает внимание автор документа;

  • детальное изложение произошедшего факта и всех сопутствующих ему обстоятельств;

  • опись прилагаемых подтверждающих документов.

Образец служебной записки

Содержание документа зависит от того, в связи с каким фактом он составлен и кому адресован. Чаще всего служебную записку составляют в следующих случаях.

  1. На выдачу или в связи с утратой пропусков.
  2. О нарушении правил внутреннего распорядка.
  3. О дисциплине труда.
  4. Об организации охраны.
  5. О противопожарной безопасности.
  6. О поведении на территории работодателя.
  7. При расследовании ЧП.
  8. В адрес другого структурного подразделения.

Пример документа в ситуации, когда сотрудник совершил дисциплинарный проступок, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):

По служебной записке пример написания в ситуации, когда сотрудник не исполняет свои должностные обязанности, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):

По служебной записке пример написания в ситуации, когда сотрудник потерял документы, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):

Пример оформления документа по командировкам

Ситуация, когда требование составлять служебные записки становится обязательным по решению работодателя, часто касается фактов, возникающих в связи с командировками. Дело в том, что в ходе командировки сотрудники тратят средства работодателя на проезд, на жилье в месте назначения, получают суточные и т.д. Все эти суммы работодатель включает в состав расходов при выполнении условий, установленных нормативными документами.

Но иногда возникают нестандартные ситуации, которые напрямую не закреплены в законодательстве – задержки по уважительным и неуважительным причинам, переносы и отмены авиарейсов, заболевания командированных сотрудников, потеря или неправильное оформление документов, подтверждающих расходы, и т.д. В такой ситуации, чтобы безопасно признать расходы, работодателю необходимо оформить дополнительные документы, среди которых незаменимым является служебная записка пример написания которой приведен ниже.

Пример оформления документа в ситуации, когда сотрудник едет в командировку на собственной автомашине, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):

logo
×
Для Вас скидка на программы «БухСофт»
Гость!
Для Вас есть специальное предложение по подключению
к программам и сервисам «БухСофт»
Выберите программу или сервис, Вам позвонит
персональный менеджер и предложит специальные условия.
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок