Звоните сейчас! >>>  | ☎ 8 (800) 222-18-27 Получить консультацию Написать в тех.поддержку
Бухсофт

Ведение журналов учета трудовых книжек в 2019 году

  • 16 апреля 2019
  • 52

Все работодатели обязаны вести журналы (книги) учета трудовых книжек по специальной форме. Рассмотрим бланки этих форм и особенности их заполнения в 2019 году.

Внимание! Эти документы помогут вам организовать учет трудовых книжек в соответствии со всеми требованиями законодательства:

Зачем нужны книги учета движения трудовых книжек

Трудовая книжка - это документ строгой отчетности. Законодательство содержит требования по их учету и хранению (разд. VI Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поэтому все работодатели ведут специальные книги учета трудовых книжек.

Вести учет зарплаты и кадров удобно в программе БухСофт. Она подходит для ИП, ООО, бюджетных учреждений, НКО, банков, страховых организаций и т.д. Программа включает в себя полный кадровый учет, табели, расчет зарплаты для любой системы, калькуляторы больничных и отпускных, выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование всей отчетности (ФСС, 2-НДФЛ, РСВ, персучет и т.д.) и многое другое.

Начать работу

Какие книги учета трудовых книжек ведут работодатели

Есть две обязательные формы.

  • приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к пост. Минтруда от 10.10.2003 № 69);

  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к Постановлению № 69).

Все листы указанных документов нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью генерального директора и скрепить сургучной печатью либо опломбировать.

Приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Ведением этого документа занимаются бухгалтерии работодателей. Записи в  книгу учета бланков трудовой книжки вносят сразу после их получения от поставщика. Документ должен содержать сведения по всем операциям, связанным с покупкой и выдачей работникам бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Так, в книге указывают:

  • серии и номера трудовых книжек;
  • стоимость бланков и т. д.

Образец приходно-расходной книги учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Образец заполнения документа выглядит так:

образец заполнения приходного расходного книги учета трудовых книжекобразец заполнения приходного расходного книги учета трудовых книжекобразец заполнения приходного расходного книги учета трудовых книжек

Журнал учета движения трудовых книжек

Журнал регистрации трудовых книжек ведут кадровые подразделения работодателя. При отсутствии кадровых служб, ведением может заниматься бухгалтерия. В журнал движения трудовых книжек вносят:

  • информацию о дате приема человека в штат;
  • его ФИО;
  • серию и номер трудовой книжки и вкладыша к ней;
  • должность работника;
  • его место работы;
  • реквизиты документа, на основании которого человека приняли в штат.

Правила оформления книги учета движения трудовых книжек

Начинают заполнять книгу движения трудовых книжек с титульного листа. В нем указывают, дату начала ведения документ.

Далее книгу:

  • пронумеровывают;
  • прошнуровывают;
  • заверяют подписью директора компании;
  • скрепляют сургучной печатью или опломбировывают.

Затем приступают к заполнению самого журнала трудовых книжек.

В графе 1 указывают порядковые номера записей о движении трудовых книжек и вкладышей. Нумерацию ведут в сквозном порядке.

В графах 2, 3 и 4 ставят дату (число, месяц, год):

  • приема человека в штат;
  • заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.

Как правило эти даты не совпадают. Причины в следующем:

  • согласно ст. 66 ТК РФ трудовые книжки заводят на сотрудников, которые отработали более 5 дней;
  • согласно п. 8 Правил оформление трудовых книжек, устраивающимся на работу впервые, производят в присутствии таких лиц не позднее недели, начиная со дня приема на работу.

Согласно ст. 65 ТК РФ человек предъявляет трудовую книжку при трудоустройстве. Поэтому в данной графе ставят дату получения книжки от работника или дату оформления при первичном трудоустройстве.

В графе 5 указывают полность ФИО владельца трудовой книжки.

Графа 6 предназначена для серии и номера трудовой книжки или вкладыша в нее.

В графе 7 указывают должность (профессию, специальность) человека в соответствии с трудовым договором. Вместо них также можно указать конкретную трудовую функцию (ст. 57 ТК РФ).

Графа 8 предназначена для названия структурного подразделения организации, в которое приняли нового работника. Заполняют при наличии названия в трудовом договоре. При сложной структуре компании указывают не только подразделение, но и вышестоящее над ним.

В графе 9 указывают:

  • дату;
  • и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого человека приняли в штат.

Отметим, эту графу заполняют только при приеме на работу. В ней ставят прочерк при регистрации вкладышей в трудовые книжки уже работающему в штате человеку.

В графе 10 свою подпись ставит ответственный за ведение трудовых книжек.

В графе 11 указывают сумму в рублях, которую заплатил работник за бланк трудовой книжки или вкладыш. Этот реквизит заполняют только при регистрации:

  • оформленных впервые трудовых книжек;
  • выдаваемых работникам вкладышей.

При предъявлении работником имеющейся у него книжки, в графе 11 ставят прочерк.

Также прочерк ставят при безвозмездной выдаче трудовых книжек.

Графы 12 и 13 заполняют при увольнении:

  • в графе 12 увольняющийся ставит дату выдачи ему трудовой книжки (как правило она совпадает с датой увольнения);
  • в графе 13 увольняющийся расписывается в получении книжки.

Образец заполнения журнала движения трудовых книжек

Приведем заполненный журнал учета трудовых книжек (образец):

образец книги учета движения трудовых книжекобразец книги учета движения трудовых книжекобразец книги учета движения трудовых книжек

«БухСофт» Помощник по выбору программы
Поможет понять какая программа нужна именно вашей организации.
«БухСофт Онлайн»
Бухгалтерская программа
Простая в использовании программа с поддержкой от коллег-бухгалтеров.
Подойдет как для начинающего бухгалтера, так и профессионала с несколькими компаниями.
«БухСофт» Отчетность
через интернет
Тестируйте и отправляйте отчетность в ПФР, ФСС, ФНС, Росстат, РАР. Проводите сверки с ФНС, ведите документооборот с контролирующими органами и контрагентами.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме
Отчетность 2019
Актуальные бланки всех форм отчетности
КБК 2019
Новые КБК по всем налогам и взносам
Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать этот и другие экспертные материалы сайта, пожалуйста, зарегистрируйтесь

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам для бухгалтера на сайте.
Возникли вопросы? Звоните: 8-800-222-18-27 (звонок бесплатный)

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И скачать файл
Получить доступ

Подключите "БухСофт" со скидкой 50%

Акция на первое подключение к программе "БухСофт" Комфорт. Бухгалтерия + Зарплата и кадры

Подробнее об акции ➝

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок