Программы БухСофт     8 (800) 222-18-27 Задать вопрос по программам Помощь
Бухсофт

Авансовый отчет: образцы заполнения

16 мая 2019
187
Средний балл: 0 из 5

Рассмотрим, как правильно заполнить авансовый отчет в 2019 году. Образцы заполнения для различных ситуаций можно скачать в форматах excel и word.

Внимание! Эти документы помогут вам оформить выдачу денежных средств под отчет в соответствии со всеми требованиями законодательства:

Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

Сравнить тарифы и цены ⟶

Когда заполнение авансового отчета обязательно

Работник обязан отчитаться перед своим работодателем в течение 3 рабочих дней с даты окончания срока, на который ему были предоставлены денежные средства. В бухгалтерию он может сдать:

  • авансовый отчет по форме № АО-1 (утв. пост. Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).
  • авансовый отчет по самостоятельно разработанной форме (должен иметь все необходимые реквизиты, предусмотренные законодательством, ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Выбранную форму авансового отчета директор компании обязан утвердить приказом к учетной политике.

Заполнение авансового отчета (образец см. ниже) работник выполняет в течение 3 рабочих дней:

  • с даты истечения указанного в заявлении о выдаче денег под отчет срока предоставления сумм;
  • выхода человека на работу в случае, когда срок истек в период болезни или отпуска;
  • возвращения из командировки.

Документ составляют в одном экземпляре.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Заполнение авансового отчета начинают с лицевой стороны. Бухгалтер фирмы указывает:

  • наименование фирмы либо ФИО индивидуального предпринимателя;
  • подразделение, в котором трудится работник;
  • фамилию и инициалы работника;
  • должность работника;
  • цель выдачи денег под отчет (командировочные расходы).

образец заполнения авансового отчета по командировке

образец заполнения авансового отчета по командировке

образец заполнения авансового отчета по командировке

Подотчетник заполняет оборотную сторону документа. Он указывает:

  • перечень подтверждающих расходы документов;
  • даты выдачи этих документов;
  • их номера и вид (например, квитанция, чек и т. п.);
  • потраченную сумму.

образец заполнения авансового отчета по командировке

Работнику также следует пронумеровать приложенные документы. Нумерация производится в порядке их указания в авансовом отчете.

Для принятия к вычету НДС с расходов на проезд, в авансовом отчете указывают общую стоимость билета и отдельно сумму входного НДС. В противном случае, произвести вычет нельзя (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК).

При этом многие перевозки облагают НДС по ставке 0%:

  • в частности, любые международные перевозки (подп. 4 п. 1 ст. 164 НК);
  • внутрироссийские авиарейсы в Республику Крым (подп. 4.1 п. 1 ст. 164 НК);
  • перевозки пассажиров и багажа железнодорожным транспортом (подп. 9.2 и 9.3 п. 1 ст. 164 НК).

Но дополнительные услуги облагаются НДС по ставке 20%.

Бланки строгой отчетности, которыми можно подтвердить оплату проезда (приказы Минтранса от 08.11.2006 № 134, от 21.08.2012 № 322):

  • маршрут/квитанция электронного билета на самолет и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Пример

Компания направила работника в командировку в г. Пермь. 16 мая он вернулся и представил авансовый отчет вместе:

с маршрут/квитанцией электронного пассажирского авиабилета № 169 1563289745 от 13 мая на сумму 36 000 руб. (в том числе НДС – 6000 руб.). Покупка и оплата билета произведены в кассе транспортного агента. Продавец - авиакомпания.

На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер заполнил:

  1. Графы 2 и 3 «Документ, подтверждающий производственные расходы (дата, номер)» – 169 1563289745 от 13.05.2019;
  2. Графа 4 «Наименование документа (расхода)» – маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета, кассовый чек;
  3. Графы 5, 7 «Сумма расхода по отчету в руб. коп.» и «Сумма расхода, принятая к учету в руб. коп.» – 36 000 руб. (в том числе НДС – 6000 руб.).

Как заполнять авансовый отчет при выдаче подотчетных сумм

Оформление авансового отчета при выдаче под отчет денег производят в порядке, аналогичном командировочному.

Приведем образец авансового отчета заполненный:

образец заполнения авансового отчета подотчет

образец заполнения авансового отчета подотчет

Рассмотрим вопрос: необходимо ли заполнение авансового отчета, когда работник вернул всю взятую ранее сумму?

Да, необходимо. Документ составляют при расчетах с подотчетными лицами всегда. Законодательство исключений не содержит (п. 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

ИП вправе не оформлять авансовый отчет. Он может снять денежные средства со своего расчетного счета и потратить на любые цели. Как для бизнеса, так и для личных нужд (письмо ЦБ от 02.08.2012 № 29-1-2/5603).

Проверка авансового отчета

Когда работник представил в компанию авансовый отчет, бухгалтер заполняет отрывную часть (расписку) и передает ее работнику. Она служит подтверждением того, что отчет принят к проверке.

Проверка проводится в два этапа:

  1. Контроль целевого расходования денег. Смотрят цели получения сумм от компании. Они приведены в документе, который является основанием для выдачи денег под отчет. Это может быть расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д. Далее цель сравнивают с результатом. Он есть в документах, приложенных отчету. Если совпадение есть, суммы использованы по целевому назначению.
  2. Проверка:
  • наличия оправдательных документов, подтверждающих расходы;
  • правильности оформления этих документов;
  • подсчет сумм.
logo
Для скачивания файла, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Полезно знать! Вы можете приобрести лицензию на учетную программу БухСофт Онлайн (от 154 рублей в месяц) в которой всегда актуальные формы и бланки, автоматическое заполнение, формирование отчетов с проверкой перед отправкой в фонды и инспекции. Подробнее о программе

Возникли вопросы? Позвоните нам: 8 800 222-18-27 (бесплатно)
или закажите обратный звонок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Регистрация
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок