БухСофт 2020     8 (800) 222-18-27 Задать вопрос по программам Помощь
Бухсофт

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения

12 июля 2019
83
Средний балл: 0 из 5

Как оформить дубликат трудовой книжки зависит от причины непригодности оригинала. Их может быть несколько. Рассмотрим образцы заполнения для каждой.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт
Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Внимание! Эти документы помогут вам при оформлении дубликата трудовой книжки:

Ведите учет зарплаты в программе БухСофт. Она включает в себя полный кадровый учет, табели, расчет и индексацию зарплаты для любой системы, а также калькуляторы больничных и отпускных, автоматическое формирование всей отчетности (4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.) и многое другое.

Сравнить цены на программу ⟶

В каких случаях выдают дубликат трудовой книжки

Есть три ситуации, при которых работодатель должен сделать дубликат трудовой книжки (ст. 62, 65 ТК РФ).

  1. Произошла утеря документа.
  2. Документ пришел в непригодность, например, по причине обгорания, загрязнения, разрыва и т. п.
  3. Внесли недействительную запись об увольнении или переводе.

Что требуется для выдачи дубликата трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки производится по письменному заявлению работника (п. 33 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225; апелляционное опред. Омского облсуда от 25.06.2014 № 33-3837/14). Заявление оформляют в свободной форме (см. образец ниже).  Главное — указать:

  • информацию о заявителе;
  • причину обращения;
  • дату обращения.

образец заявления на оформление дубликата трудовой книжки

Также работнику следует предоставить документы, подтверждающие стаж:

  • справки и выписки;
  • оригиналы трудовых договоров;
  • копии приказов;
  • зарплатные ведомости;
  • другие документы по всем периодам занятости у предыдущих работодателей.

Кто обязан оформить дубликат

Как правило, вопрос об утраченной человеком трудовой книжке возникает при новом трудоустройстве. Есть два способа оформления:

1. Дубликат трудовой книжки

Для оформления дубликата следует обратиться к предыдущему работодателю с заявлением (образец см. выше) и подтверждающими стаж документами. 

2. Восстановление

Согласно статье 65 ТК РФ, человек, у которого по каким-либо причинам нет трудовой книжки, вправе обратиться к новому работодателю за ее восстановлением. Работодатель обязан оформить новую трудовую (не дубликат). Подробнее см. “Как восстановить трудовую книжку работнику при утере”.

В какой срок нужно сделать дубликат трудовой книжки

Работодатель обязан выдать работнику готовый дубликат не позднее 15 рабочих дней с даты получения от него заявления и подтверждающих стаж документов. 

Процедура оформления дубликата трудовой книжки (образец см. ниже) - несложная. Сложность может возникнуть только с получением подтверждающих стаж справок. Если некоторых документов не хватает, придется направлять официальные запросы:

  • предыдущим работодателям;
  • правопреемникам бывших работодателей;
  • в архивы.  

Чтобы не нарушить срок, следует попросить работника заранее получить у предыдущих работодателей все необходимые для подтверждения стажа документы, заверенные по всем правилам.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Как заполнить дубликат трудовой книжки? Сначала нужно приобрести или взять имеющийся чистый бланк трудовой книжки

бланк дубликата трудовой книжки

Далее в приходно-расходную книгу вносят запись:

  • о том, когда бланк был израсходован;
  • серию и номер бланка;
  • другие обязательные сведения. 

После этого переходят к оформлению дубликата. Порядок оформления установлен в разделе III Правил и разделе 7 Инструкции № 69. Положения данных норм можно свести в простой алгоритм.

Алгоритм оформления дубликата трудовой книжки

Алгоритм состоит из шести шагов.

Шаг 1. В верхнем правом углу титульного листа, рядом с серией и номером бланка, вписать слово «Дубликат». Текст нужно написать заметно, чтобы он легко читался. 

Шаг 2. Заполнить титульный лист. В нем следует заполнить:

  • паспортные данные работника;
  • сведения о полученном им образовании;
  • другие обязательные данные. 

Но прежде чем вносить записи в трудовую книжку, проверяют их актуальность. С момента утраты документа могло пройти много времени. За этот период будущий работник мог получить дополнительное образование, повысить квалификацию, сменить фамилию и т. п. 

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2019

образец дубликата трудовой книжки

Важно! После заполнения титульного листа, его следует заверить подписью работника кадровой службы с расшифровкой. При наличии у работодателя круглой печати организации или кадровой службы, ее нужно поставить. Будущий владелец документа должен подтвердить достоверность и актуальность внесенной в него информации своей подписью.

Шаг 3. На основании полученных документов рассчитать и вписать в графу 3 общий трудовой стаж человека. Информацию вносят суммарно:

  • указать количество отработанных лет;
  • месяцев; 
  • дней.

Не требуется присваивать записи порядковый номер. 

Шаг 4. На основании полученных документов указать в хронологическом порядке все периоды работы у прежних работодателей. Каждый период вписывают отдельно: 

  • в графе 2 - дату приема на работу; 
  • в графе 3 - должность, структурное подразделение и наименование работодателя; 
  • в графе 4 - наименование, дата и реквизиты документа, на основании которого человек был принят в штат. 
  • в графе 5 - информацию об увольнении. 

образец заполнения сведений о работе дубликата трудовой книжки

Важно! При отсутствии полной информации о конкретном периоде, его не следует вносить в бланк. Указывают только документально подтвержденную информацию (п. 32 Правил).

Шаг 5. Работодатель заносит в бланк период трудовой деятельности человека у него (информация о последнем месте работы). Кадровая служба имеет для этого все необходимые документы. Далее раздел закрывают записью об увольнении. Ее нужно заверить подписью с расшифровкой и печатью (при наличии). Также свою подпись ставит бывший работник.

образец заполнения сведений о работе дубликата трудовой книжки последний работодатель

Шаг 6. Выдать дубликат трудовой книжки на руки бывшему сотруднику не позднее 15 рабочих дней. При этом в книге учета трудовых книжек и вкладышей нужно зафиксировать:

  • дату выдачи дубликата;
  • серию и номер трудовой книжки. 

Будущий владелец дубликата должен в его получении в книге. В случае возникновения споров, подпись поможет доказать, что дубликат был правильно оформлен и выдан в установленный срок. 

В случае утери или порчи трудовой книжки по вине ее владельца, с него можно удержать стоимость бланка. Следует обсудить способ компенсации затрат на приобретение бланка и выбрать наиболее удобный. Так, деньги можно внести через кассу предприятия или на расчетный счет организации. 

Полезное видео

Оформить подлинный дубликат трудовой книжки вам поможет таблица 1.

Таблица 1. Серии подлинных трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовые книжки*

Вкладыши в трудовые книжки

Серия**

Год выпуска

Серия

Год выпуска

АТ-I

1974–1976

АТ-I

1974–1980

АТ-II

1977–1979

АТ-II

1981–1987

АТ-III

1980–1982

АТ-III

1988–1994

АТ-IV

1984–1985

АТ-IV

1995–2003

АТ-V

1986–1989

ВТ

2004

АТ-VI

1990–1992

ВТ 1

2012 

АТ-VII

1993–1997

 

 

АТ-VIII

1997–2000

 

 

АТ-IX

2001–2003

 

 

АТ-X

2003

 

 

БТ-I

1974–1984***

 

 

БТ-II

1986–1989, 1991***

 

 

ТК

2004–2005

 

 

TK-I

2006–2007

 

 

TK-II

2008 – июнь 2010

 

 

TK-III

июнь 2010 – 2012

 

 

TK-IV

2013–2014

 

 

TK-V

2015

 

 

пояснения к таблице 1

logo
×
Для Вас скидка на программы «БухСофт»
Гость!
Для Вас есть специальное предложение по подключению
к программам и сервисам «БухСофт»
Выберите программу или сервис, Вам позвонит
персональный менеджер и предложит специальные условия.
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок