Программы БухСофт     8 (800) 222-18-27 Задать вопрос по программам Помощь
Бухсофт

Прием на работу: пошаговая инструкция

  • 16 июля 2019
  • 80

Прием на работу это стандартный порядок действий с оформлением обязательных кадровых документов. В статье – пошаговый алгоритм по трудоустройству нового работника, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт
Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух" в рабочем окне программы БухСофт.

Закажите обратный звонок или позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Без проблем оформлять кадровые документы помогут следующие справочники, их можно скачать:

Порядок приема на работу определяется нормами Трудового кодекса. Чтобы допустить нового сотрудника к исполнению его должностных обязанностей, необходимо определить, на каких условиях он будет трудиться и за какое вознаграждение, то есть оформить с ним соответствующее письменное соглашение. Решение работодателя о трудоустройстве нового сотрудника оформляется приказом от имени руководителя.

Чтобы в дальнейшем правильно начислять человеку зарплату, больничные и иные выплаты, необходимо получить от него документы, подтверждающие заработок за предыдущие месяцы и годы, то есть по прежним местам занятости. Чтобы сведения о профессиональной деятельности сотрудника позволили ему со временем без проблем оформиться на пенсию, необходимо сделать запись в трудовой книжке и завести личную карточку, которая подтвердит факт занятости по найму и необходимый стаж.

Поэтому при оформлении на работу нового сотрудника важно точно следовать предписаниям законодательства. Далее в статье – подробно про прием на работу, пошаговая инструкция.

Другие справочники по представлению отчетности

Ознакомившись с приемом на работу пошаговой инструкцией, не забудьте посмотреть следующие справочники, они будут полезны:

Трудовой договор – онлайн

Порядок приема на работу подразумевает правильное оформление всех кадровых бумаг, и прежде всего – трудового договора. В нем должны быть отражены все обязательные условия, в том числе сведения о сотруднике (его фамилия, имя и отчество, ИНН, паспортные данные), сведения об оформлении документа (название работодателя, дата и место оформления трудового договора), а также условия, на которых человек соглашается приступить к исполнению своих должностных обязанностей.

Если какого-либо из обязательных условий в соглашении с сотрудником не будет, то документ окажется неполным и потребует корректировки. Вот почему рекомендуется составлять трудовые договоры автоматически – в программе БухСофт.

Программа БухСофт автоматически формирует трудовой договор с учетом всех изменений законодательства. В нем будет учтена специфика работы любого сотрудника. Договор полностью соответствует требованиям Роструда. Вы можете скачать и распечатать документ в 3 клика. Попробовать бесплатно:

Трудовой договор онлайн

Порядок приема на работу

Порядок трудоустройства в различных ситуациях регулируют нормы Трудового кодекса. Чтобы избежать споров с сотрудниками, судебных разбирательств и финансовых потерь, важно:

  • выполнить все обязательные действия по принятию на работу;
  • правильно оформить все кадровые бумаги.

Нагляднее всего иллюстрирует порядок приема на работу пошаговая инструкция, включающая следующие действия работодателя:

  1. Для несовершеннолетнего сотрудника проверить, что нет запрета на трудоустройство.
  2. Запросить документы у нового сотрудника.
  3. Оформить с ним трудовой договор.
  4. Подписать у руководителя приказ о приеме на работу.
  5. Сделать запись в трудовой книжке нового сотрудника.
  6. Открыть на него личную карточку.

Далее – подробно о каждом этапе оформления на работу нового сотрудника.

Шаг 1. Оформление на работу несовершеннолетнего сотрудника

Если сотруднику не исполнилось 18-ти лет, важно убедиться, что правила приема на работу не запрещают несовершеннолетнему занимать соответствующую должность. Трудовое законодательство устанавливает запрет для несовершеннолетних работников на следующую деятельность.

  1. Ведение подземных работ.
  2. Занятость при особых факторах труда – вредных или опасных.
  3. Переноску тяжестей.
  4. Занятость в сферах бизнеса, сомнительных с точки зрения морали и нравственности, в том числе в:
  • игорных заведениях;
  • ночных клубах;
  • кабаре и т.д.
  1. Изготовление, транспортировка и продажа товаров, которые вредят здоровью, в том числе:
  • табачных изделий;
  • алкогольной продукции;
  • наркотических препаратов;
  • токсических веществ.
  1. Изготовление и продажа материалов эротического содержания.

Если должность, на которую поступает несовершеннолетний работник, не связана с вышеперечисленными ограничениями, или соискатель совершеннолетний, в связи с чем перечисленные ограничения для него не действуют, то следующим обязательным действием при оформлении на работу будет запрос документов, которые:

  • удостоверяют личность соискателя;
  • подтверждают данные об образовании и квалификации, указанные в его резюме;
  • позволяют нанимателю исполнить свои обязанности перед государством, в том числе с точки зрения воинского и миграционного учета.

Шаг 2. Принятие на работу: запрос документов

Правила приема на работу требуют удостоверить личность соискателя, а также получить документальное подтверждение данных, изложенных в его резюме о квалификации и опыте. Поэтому при трудоустройстве у нового работника нужно запросить:

  1. Документ, удостоверяющий его личность.
  2. Трудовую книжку, если он устраивается уже не на первую работу.
  3. Документ, подтверждающий регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования.

Кроме того, в зависимости от пола и возраста сотрудника, а также от того, на какую должность он претендует, могут потребоваться:

  • формы воинского учета;
  • документальное подтверждение образования и квалификации;
  • подтверждение, что у человека нет судимости.

Подробнее о том, какие бумаги нужно затребовать при трудоустройстве, читайте в таблице 1.

Таблица 1. Обязательные документы при оформлении на работу

Документ

Для чего нужен

Удостоверение личности

Обязательный документ при трудоустройстве, в качестве которого может быть представлен:

  • российский паспорт
  • загранпаспорт
  • свидетельство о рождении

Трудовая книжка

Основной документ при трудоустройстве, подтверждающий:

  • факт занятости по найму
  • трудовой стаж

Подтверждение регистрации в системе персонифицированного учета

Номер СНИЛС может быть:

  • подтвержден бумажным свидетельством
  • предъявлен в электронной форме

Формы воинского учета

Обязательны для призывников, которые предъявляют приписное свидетельство, а также для военнообязанных сотрудников, которые предъявляют:

  • или военный билет
  • или временное удостоверение

Подтверждение специальности или квалификации

При необходимости подтвердить знания для занятости по должности может диплом, сертификат

Подтверждение отсутствия судимости

Если для занятости по должности установлено требование об отсутствии судимости, подтвердить этот факт можно справкой

Также рекомендуется получить от нового сотрудника письменное заявление с просьбой о принятии на работу. Эта форма не обязательна, но с точки зрения упорядочивания документооборота для кадрового отдела рекомендуется оформлять такое заявление.

Единый типовой бланк такого заявления законодательно не утвержден, поэтому новые сотрудники пишут заявление в произвольной форме по шаблону,  предложенному нанимателем. Рекомендуется, чтобы в заявлении о принятии на работу присутствовали следующие данные:

  1. Название работодателя.
  2. Должность, фамилия и инициалы руководителя.
  3. Фамилия и инициалы нового сотрудника, заполняющего форму.
  4. Наименование формы – «заявление».
  5. Формулировка просьбы о принятии на работу с указанием отдела и должности.
  6. Дата подачи заявления.
  7. Подпись нового сотрудника с расшифровкой.

Юридически корректная формулировка просьбы о трудоустройстве может быть следующей:

Прошу принять меня на работу в отдел продаж на должность менеджера по продажам.

заявление прием на работу

Скачать бланк и образец заявления с просьбой о трудоустройстве можно по ссылкам ниже:

Кроме обязательных бумаг, которые предъявляются при трудоустройстве, в отдельных случаях требуются дополнительные формы, если должностные обязанности связаны с законодательными ограничениями. Например, если:

  • должность показана не всем по состоянию здоровья;

  • установлены ограничения на трудоустройство иностранных граждан.

Подробнее о дополнительных бумагах при оформлении на работу читайте в таблице 2.

Таблица 2. Дополнительные документы при трудоустройстве

Документ

Для чего нужен

Медицинское заключение о результатах предварительного медосмотра

Подтверждает отсутствие у нового сотрудника медицинских противопоказаний против работы по соответствующей профессии – например, если трудовую деятельность нужно вести в особых условиях, вредных или опасных

  • разрешение на временное проживание
  • вид на жительство
  • разрешение на работу
  • патент

Подтверждает статус иностранного гражданина, в том числе для:

  • выполнения требований миграционного законодательства
  • начисления обязательных взносов на ОПС, ОМС и ОСС

На основании заявления трудоустройстве и предъявленных документов отдел кадров приступает к составлению трудового соглашения.

Шаг 3. Правила приема на работу по составлению трудового договора

Прием на работу предполагает оформление трудового договора в обязательном порядке, так как это соглашение определяет все ключевые условия дальнейшей деятельности нового сотрудника по соответствующей должности. Эти условия обязательны для каждой из сторон – сотрудника и работодателя, поэтому итоговый текст должен устраивать всех.

Трудовой договор - это соглашение между сотрудником и работодателем, имеющее юридическую силу.

С точки зрения правовых последствий для работника и нанимателя факт оформления и подписания соглашения между ними свидетельствует о следующем.

  1. Работодатель берет на себя обязательства:
  • обеспечить человека занятостью по оговоренной в договоре сфере деятельности;
  • предоставить ему условия труда, соответствующе требованиям по безопасности и по охране здоровья;
  • оплачивать труд работника полностью и вовремя.
  1. Работник берет на себя обязательства:
  • исполнять возложенные на него должностные обязанности лично;
  • вести деятельность в интересах нанимателя;
  • работать под контролем работодателя и под его управлением;
  • придерживаться в своей деятельности правил трудового распорядка, которые действуют у нанимателя и обязательны для всего персонала.

ТК РФ определяет следующие стандартные блоки, которые включает юридически корректный шаблон договора.

  1. Идентифицирующие сведения.
  2. Обязательные условия соглашения.
  3. Дополнительные положения.
  4. Адреса, иные реквизиты, а также подписи работника и представителя работодателя.

В качестве идентифицирующих сведений в согласованном сторонами документе указываются:

  1. Данные о работодателе:
  • наименование фирмы – если работодателем выступает юрлицо;
  • фамилия, имя и отчество физлица – если работодателем является предприниматель.
  1. Реквизиты документа, удостоверяющего личность сотрудника, чаще всего – паспортные данные.
  2. Дата и место подписания соглашения между работником и нанимателем.
  3. Информация об ответственном лице, подписывающем соглашение от имени работодателя:
  • должность, фамилия, имя и отчество этого представителя;
  • реквизиты документа, на основании которого представитель выступает от имени нанимателя.

    Обязательные условия соглашения о трудоустройстве определяют все основные моменты, без определения которых исполнение должностных обязанностей приводит к риску возникновения споров и разногласий между сторонами.

    В трудовом договоре должны быть определены все его обязательные условия.

    В составе обязательных условий любого трудового договора законодательством определены следующие положения. Формулировки для этого законодательно не установлены, но можно воспользоваться следующими юридически корректными цитатами.

    1. Место исполнения должностных обязанностей.

    Работник принимается на работу в офис ООО «Символ», расположенный по адресу: г. Москва, ул. Люблинская, д. 151.

    1. Должностная функция работника.

    Работодатель предоставляет работнику работу в должности менеджера по продажам.

    1. День, когда человек приступил к исполнению своих обязанностей у данного нанимателя.

    Работник приступает к исполнению должностных обязанностей со дня издания приказа о приеме на работу.

    1. Правила по оплате труда.

    За исполнение трудовых обязанностей работнику устанавливается должностной оклад в размере 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей в месяц.

    1. Время труда и отдыха для работника.

    Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 (сорок) часов с двумя выходными днями (суббота и воскресенье).

    1. Условия на рабочем месте.

    Условия труда на рабочем месте оптимальные, первый класс по итогам специальной оценки условий труда от 17.12.2018.

    1. Обязанности по обязательному государственному страхованию сотрудника.

    Кроме того, по некоторым должностям и обязанностям установлена необходимость доплат и компенсаций. В связи с этим в подобных случаях в качестве обязательных правил должны быть указаны:

    • компенсации и гарантии при занятости в особых условиях труда;
    • условие об особом характере труда.

    Подробнее про обязательные условия соглашения при принятии на работу читайте в таблице 3.

    Таблица 3. Обязательные положения соглашения с работником

    Условие при трудоустройстве

    Пояснение

    Место исполнения обязанностей

    Местность, где находится наниматель

    Должностная функция

    • должность по штатному расписанию
    • профессия;
    • специальность и квалификация

    Дата начала исполнения обязанностей

    Дата издания приказа о приеме на работу, но возможны и иные варианты

    Указание на срочность договора

    Если выполнены все требования для трудоустройства на ограниченный срок, то указываются:

    • срок действия соглашения
    • причины, по которым не заключено бессрочное соглашение

    Оплата труда

    • тарифная ставка
    • должностной оклад
    • доплаты
    • надбавки
    • стимулирующие выплаты

    Время труда и отдыха

    • или соответствует общим правилам нанимателя
    • или определяется для сотрудника индивидуально

    Условия занятости на рабочем месте

    Класс вредности в соответствии с официальными результатами проведенной спецоценки

    Обязательное страхование

    К обязательным видам страхования наемных работников относятся:

    • пенсионное;
    • медицинское;
    • социальное по больничным и материнству;
    • социальное «по травматизму»

    Гарантии и компенсации за особые факторы занятости

    Характеризуются вредные или опасные факторы на рабочем месте

    Особый характер занятости

    • подвижная
    • разъездная
    • в пути
    • иные случаи

     

    Юридически корректный шаблон трудового договора с набором всех обязательных условий приведен ниже, его можно скачать:

    Помимо обязательных условий договора с сотрудником, которые определяет Трудовой кодекс,  таковые могут быть определены другими нормативными документами для различных «узких» ситуаций, например при трудоустройстве:

    • иностранного гражданина;
    • руководителей госучреждений культуры, образования, медицины;
    • государственных гражданских служащих и т.д.

    Подробнее о таких обязательных правилах при трудоустройстве читайте в таблице 4.

    Таблица 4. Обязательные положения при трудоустройстве

    Особенность трудоустройства

    Обязательное положение в соглашении с работником

    Иностранный гражданин

    • реквизиты полиса ДМС
    • договор работодателя с медучреждением об оказании медпомощи за плату

    Руководитель госорганизации:

    • культуры,
    • образования,
    • медицины

     

    • результаты оценки качества условий оказания услуг
    • результаты исполнения плата по устранению недлочетов

    Государственный гражданский служащий

    • должностной регламент
    • правила медстрахования
    • условия служебной профессиональной деятельности
    • сведения об обязательности ротации и т.д.

    Юридически корректный образец соглашения с генеральным директором смотрите ниже, этот образец можно скачать:

    Актуальный образец соглашения с внешним совместителем приведен ниже, его можно скачать:

    К дополнительным положениям в соглашениях с работниками ТК РФ относит правила о:

    • сохранении гостайны;

    • испытательном сроке;

    • отработке после завершения обучения;

    • дополнительном страховании;

    • улучшении бытовой ситуации и т.д.

    Дополнительные правила, закрепленные в соглашении с работником, не должны ухудшать его положение.

    Подробнее о возможных допусловиях при трудоустройстве читайте в таблице 5.

    Таблица 5. Допусловия при трудоустройстве

    Положение договора

    Пояснение

    Рабочее место

    Указание на место расположения обособленного подразделения, если человек будет занят в нем

    Испытательный срок

    Формулировка правил прохождения испытания:

    • длительность
    • критерии успешности

    Сохранение тайны

    Требование не разглашать сведения, отнесенные законом к:

    • коммерческой тайне;
    • гостайне;
    • служебной тайне и т.д.

    Отработка после обучения

    Обязанность после прохождения обучения за счет работодателя отработать определенный период без увольнения

    Дополнительное страхование

    • виды допстрахования
    • условия допстрахования

    Улучшение бытовой ситуации

    Обязательства нанимателя в отношении:

    • наемного работника
    • членов его семьи

    Особые правила для сторон договора

    Дополнительные права и обязанности работника и нанимателя, связанные с особенностями по конкретной должности

    Участие в негосударственном пенсионном обеспечении

    Обязательства работодателя перед сотрудником по внесению платежей в негосударственные пенсионные структуры

    Юридически корректный образец соглашения с надомником смотрите ниже, этот образец можно скачать:

    Актуальный образец соглашения с дистанционным работником приведен ниже, его можно скачать:

    По общему правилу тексты соглашения с наемным работником формулируются произвольно с учетом требований ТК РФ и иных нормативных документов. В то же время существует и единый типовой шаблон договора, который разрешено применять микропредпрятиям.

    К микропредприятиям относятся  фирмы и предприниматели малого бизнеса, у которых показатели не превышают лимиты:

    • по среднему списочному числу наемных работников за истекший год – не более 15 человек;

    • по предпринимательскому доходу за истекший год – не более 120 млн р.

    Микропредприятиям разрешено минимизировать кадровый документооборот, заменив типовым шаблоном трудового договора сразу несколько локальных документов, в том числе:

    • Положение об оплате труда;

    • Положение о премировании;

    • Правила трудового распорядка;

    • график сменности и т.д.

    Типовой шаблон для микропредприятий приведен ниже и доступен для скачивания:

    Шаг 4. Порядок приема на работу: издание приказа

    Оформить решение о трудоустройстве нового человека следует приказом руководителя:

    • или по типовой форме из постановления Госкомстата от 05.01.04 г. № 1;

    • или по форме, самостоятельно разработанной работодателем, утвержденной руководителем и имеющей все реквизиты, обязательные для «первички».

    Приказ о принятии на основную занятость по типовому шаблону смотрите ниже, его можно скачать:

    Эта же типовая форма применяется при трудоустройстве в особых ситуациях – например, при совместительстве. Типовой приказ о трудоустройстве внешнего совместителя приведен ниже, его можно скачать:

    Также по типовой форме можно издать приказ о возложении на человека обязанностей внутреннего совместителя (документ можно скачать):

    Если трудоустраиваются одновременно несколько человек, можно для оптимизации документооборота составить один общий приказ. Образец такого документа приведен ниже и доступен для скачивания:

    Шаг 5. Запись в трудовой книжке

    Если новое место занятости у работника уже не первое, то в полученной от него трудовой книжке необходимо сделать запись так, как показано в окне ниже:

    Если же человек трудоустраивается по найму впервые, то наниматель должен оформить на него новый документ, в том числе заполнить титульный лист так, как показано ниже:

    трудовая книжка титульный лист образец

    Шаг 6. Личная карточка

    Наниматели обязаны вести личную карточку по каждому занятому у них наемному работнику. В этот документ вносится дательная информация из документов, полученных от человека при трудоустройстве, в том числе из его паспорта, диплома или иного документа об образовании, свидетельства о регистрации в системе персонифицированного учета (СНИЛС), свидетельства о коде ИНН в качестве налогоплательщика и т.д.

    logo
    ×
    Для Вас скидка на программы «БухСофт»
    Поздравляем!
    Для Вас есть специальное предложение по подключению
    к программам и сервисам «БухСофт»
    Выберите программу или сервис, Вам позвонит
    персональный менеджер и предложит специальные условия.
    Для скачивания файла, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

    Полезно знать! Вы можете приобрести лицензию на учетную программу БухСофт Онлайн (от 154 рублей в месяц) в которой всегда актуальные формы и бланки, автоматическое заполнение, формирование отчетов с проверкой перед отправкой в фонды и инспекции. Подробнее о программе

    Возникли вопросы? Позвоните нам: 8 800 222-18-27 (бесплатно)
    или закажите обратный звонок

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль
    Я тут впервые
    Войти через социальную сеть
    Регистрация
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Заказать звонок