Программы БухСофт     8 (800) 222-18-27 Задать вопрос по программам Помощь
Бухсофт

Журнал учета путевых листов

  • 12 августа 2019
  • 56

Журнал учета путевых листов позволяет контролировать их движение с момента оформления до передачи в бухгалтерию. В статье – бланк журнала и правила его заполнения, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.

 

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт
Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Путевые листы подтверждают, в том числе, расходы фирмы на топливо и ГСМ. Поэтому очень важно, чтобы эти документы были правильно оформлены на актуальных бланках и вовремя сданы в бухгалтерский отдел для отражения в учете. Проконтролировать их оформление с момента выдачи водителю до момента передачи в  бухгалтерию позволяет специальный регистр - журнал учета движения путевых листов.

Оформлять путевые листы правильно помогут следующие документы, их можно скачать:

Типовая форма журнала учета путевых листов действует с 1997 года. Но это не значит, что с тех пор изменений не было. Далее в статье - подробно про действующие правила заполнения журнала учета путевых листов, а также бланк этого документа, доступный для скачивания.

Другие документы по путевым листам

Ознакомившись с журналом учета движения путевых листов, не забудьте посмотреть следующие образцы их заполнения:

Оформить бланк любого путевого листа в соответствии с Приказом № 152 вы можете при помощи специальной программы. Скачайте ее бесплатно. Она позволит вам всегда иметь под рукой действующий бланк документа и заполнять его автоматически.

Скачать программу по заполнению путевых листов ⟶

Действующую форму журнала учета путевых листов скачать можно далее.

Форма журнала учета путевых листов

Заполнение бланков в подтверждение маршрута поездки и расходования  имеет свою специфику. При поездках на грузовых и легковых автомобилях оформление путевого листа начинается еще до начала поездки. Водитель получает документ только в том случае, если сдал предыдущий. Если доставляются ТМЦ, то в подтверждающем поездку документе необходимо указать номера накладных. А отрывные талоны заполняют заказчики.

По итогам поездки путевой лист позволяет учесть расходы на топливо и ГСМ, так как подтверждает:

  • факт поездки;

  • ее маршрут и дальность;

  • время пребывания в пути;

  • расход топлива.

Для подтверждения расходов документы должны быть правильно заполнены на актуальных бланках. Поэтому оформлению бумаг, подтверждающих поездку, бизнесмены уделяют особое внимание. В том числе – применяют для контроля сводные документы.

Журнал учета движения путевых листов - это сводный документ для контроля за их оформлением и движением.

Единый типовой бланк журнала учета был утвержден более 20-ти лет назад – постановлением Госкомстата от 28.11.97 г. № 78. С тех пор сама типовая форма журнала не претерпела изменений, однако поменялись правила ее применения. Дело в том, что с 2013 года фирмам и предпринимателя разрешено оформлять документы на самостоятельно разработанных бланках, даже если есть аналогичные утвержденные ранее типовые шаблоны.

Это новшество коснулось и формы журнала учета путевых листов. Сейчас для контроля за оформлением транспортной «первички» не обязательно фиксировать информацию в типовом бланке из постановления Госкомстата от 28.11.97 г. № 78.

Применять типовую форму журнала учета путевых листов не обязательно.

Для контроля за заполнением и движением путевых листов можно оформить журнал на бланке, который:

  • разработан фирмой или предпринимателем самостоятельно;

  • утвержден приказом руководителя.

Реквизиты унифицированного документа

Типовая форма журнала учета путевых листов из постановления Госкомстата от 28.11.97 г. № 78 включает две части – титульную и табличную. В титульной части сводного документа указывают:

  • коды по ОКУД и по ОКПО;

  • сведения об организации;

  • период, за который внесена информация.

Табличная часть заполняется на основании данных из первичных документов, подтверждающих факт поездки и связанные с ней расходы топлива.

Бланк журнала учета путевых листов скачать файлом word

Типовой бланк журнала учета путевых листов скачать файлом word можно по ссылке:

Реквизиты самостоятельно разработанного документа

Если принято решение разработать собственный сводный документ для контроля за транспортными бумагами, важно проследить, чтобы в нем присутствовали все данные из типового бланка. Кроме них, фирма вправе предусмотреть любую дополнительную информацию, которая позволит более эффективно контролировать движение путевых листов по мере их заполнения.

Заполнение журнала учета путевых листов

Сводный документ ведут в единственном экземпляре на основании первичных документов по типовым  формам № 3 (по легковым автомашинам), № 3-спец (по специальным автомашинам), № 4 (по легковым такси), № 4-С (по грузовым автомашинам), № 6 (по автобусам), № 6-спец (по автобусам немассового пользования) и т.д.

Заполнение журнала учета путевых листов – это отражение данных из подтверждающей «первички».

Вот основные бланки, оформление которых следует контролировать.

Типовая форма № 3 по легковым автомашинам

Типовая форма № 3-спец по специальным автомашинам

Типовая форма № 4-С по грузовым автомашинам

Типовая форма № 6-спец по автобусам

На основании приведенных выше бумаг в табличной части журнала указывают следующие данные.

  1. Номер каждого путевого листа и его дата.
  2. Сведения о водителе – его фамилия, имя, отчество, а также табельный номер.
  3. Гаражный номер машины.
  4. Подпись водителя о том, что он получил путевой лист.
  5. Подпись диспетчера о приемке документа от водителя, а также дата приемки.
  6. Подпись бухгалтера о приемке документа  с указанием даты приемки

Записи при заполнении журнала учета путевых листов вносятся по факту передачи документов водителю, по факту их получения от водителя и по факту поступления документа о поездке в бухгалтерию. Рекомендуется прошнуровать и пронумеровать все листы документа.

Как исправить ошибку в журнале

Чтобы исправить погрешность, допущенную при оформлении журнала, нужно придерживаться общих правил работы с «первичкой».

Шаг 1. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой, чтобы она осталась читаемой.

Шаг 2. Рядом проставляется отметка «Исправлено» и вносится верная информация.

Шаг 3. Правку заверяет своей подписью работник, отвечающий за ведение сводного документа.

Хранение журнала учета движения путевых листов

Согласно приказу МВД от 24.01.96 г. № 34, хранить журнал следует как минимум три года с даты внесения в него последней записи. В то же время, поскольку минимальная длительность хранения путевых листов составляет пять лет, рекомендуется обеспечивать сохранность журнала, в котором отражены их данные, в течение аналогичного периода.

logo
Для скачивания файла, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Полезно знать! Вы можете приобрести лицензию на учетную программу БухСофт Онлайн (от 154 рублей в месяц) в которой всегда актуальные формы и бланки, автоматическое заполнение, формирование отчетов с проверкой перед отправкой в фонды и инспекции. Подробнее о программе

Возникли вопросы? Позвоните нам: 8 800 222-18-27 (бесплатно)
или закажите обратный звонок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Регистрация
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок