БухСофт 2020     8 (800) 222-18-27 Задать вопрос по программам Помощь
Бухсофт

Инструкция по заполнению трудовых книжек для работодателя

14 августа 2019
157
Средний балл: 0 из 5

Работодатель обязан вести трудовые книжки по каждому своему работнику, с которым он заключил трудовой договор. При этом важно соблюдать установленный законом порядок ведения этого документа. В статье - подробная инструкция по заполнению трудовых книжек.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт
Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Есть несколько видов записей, которые должен вносить работодатель:

  • о выполняемой работником трудовой функции;
  • полученных наградах;
  • изменении названия должности;
  • изменении наименования работодателя;
  • случаях перевода на другую должность;
  • пройденном повышении квалификации;
  • наличии второй и последующих профессий и специальностей;
  • трудовой деятельности по совместительству (информацию вносят по желанию работника);
  • увольнении.

Важно! Нельзя вносить записи о полученных работником взысканиях. Исключением является случай, когда взысканием является увольнение за совершение дисциплинарного проступка.

Есть законодательно утвержденная инструкция по заполнению трудовых книжек. Минтруд утвердил ее 10 октября 2003 года постановлением № 69. Далее будем руководствоваться ее положениями.

Работайте с кадровыми документами в программе БухСофт. Это удобно. Программа подходит для любых типов организаций и ИП. Она автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она рассчитает зарплату для любой системы, больничные, отпускные и заполнит отчетность 4-ФСС, РСВ, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, персучет и т.д.

Получить консультацию ⟶

Как вносить записи

Инструкция № 69 по заполнению трудовых книжек требует от кадровиков вносить записи аккуратно перьевой, гелевой или шариковой ручкой. При этом следует пользоваться световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. 

Возможна ситуация, когда в процессе заполнения трудовой книжки чернила закончились. Нужно использовать новую ручку с чернилами похожего цвета и типа. Запись сделанная похожими чернилами будет считаться действительной. Но чернила и ручка должны отвечать указанным выше требованиям.

инструкция по заполнения трудовой книжки

Согласно инструкции Минтруда по заполнению трудовых книжек все слова нужно прописывать полностью. Записи, сделанные с использованием сокращений следует признать недействительными.

инструкция по заполнения трудовой книжкиинструкция по заполнения трудовой книжки

Сроки внесения записей

Согласно инструкции по заполнению трудовых книжек в России, записи в ней делают на основании приказов или распоряжений директора фирмы или ИП. Например, это записи о выполняемой работе, переводе, наградах. Срок их внесения - не позднее недели с момента утверждения приказа или распоряжения. 

При расторжении трудового договора записи делают в день увольнения.

Запись в трудовой книжке должна строго соответствовать тексту приказа или распоряжения. 

Внимание! Специально для кадровиков мы подготовили документы, которые обязательно потребуются при оформлении трудовых отношений с работниками. Скачивайте бесплатно:

Образец приказа о приеме на работуПотребуется для приема работника в штат.Основание для оформления - трудовой договор. Скачать бесплатно
Образец приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжекОбязательно потребуется, если в организации нет отдела кадров. Из-за отсутствия этого подразделения необходимо назначить ответственного за работу с трудовыми книжками. Это решение необходимо оформить приказом руководителя организации.
Образец заявления работника о замене трудовой книжкиОформляют, когда у принимаемого на работу человека нет трудовой книжки. Например, он потерял ее. Чтобы получить новую трудовую книжку, сотрудник должен написать заявление. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Инструкции по заполнению трудовой книжки при переводе работника в 2019 году

В соответствии с требованиями законодательства, работодатели вносят запись о переводе человека на другую постоянную работу. Оформлять временный перевод не требуется. 

Инструкция № 69 по заполнению трудовых книжек предусматривает оформление перевода двумя записями: 

  1. Об увольнении с прежнего места работы. Эту запись делает специалист отдела кадров фирмы, из которой человек увольняется.
  2. О приеме на новую работу. Вторую -  специалист отдела кадров принимающей компании.

инструкция по заполнения трудовой книжки

Инструкции по заполнению трудовой книжки данными о получении новой профессии

Согласно инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением № 69:

  • вносят записи о присвоении работнику нового разряда; 
  • класса;
  • категории;
  • получении второй и последующих профессий.

Информацию вносят в раздел «Сведения о работе»:

  • в графе 1 ставят порядковый номер записи;
  • в графе 2 - дату присвоения или получения;
  • в графе 3 делают основную запись;
  • в графе 4 - номер и дату подтверждающего документа.

Кроме того, факт получения новой профессии отражают на титульном листе. Для этого строку «Профессия, специальность» дополняют названием новой профессии через запятую.

Вносить записи в строку «Образование» не нужно. Также не требуется вписывать реквизиты подтверждающего документа на внутренней стороне обложки.

инструкция по заполнения трудовой книжки

инструкция по заполнения трудовой книжки

Инструкции по внесению записи о повышении квалификации

Эту информацию также вносят в раздел «Сведения о работе». Нужно указать:

  • срок обучения;
  • реквизиты документа, подтверждающего обучение, например, диплома, сертификата, удостоверения, свидетельства. 

инструкция по заполнения трудовой книжки

Инструкции по внесению записи о совместительстве

Эту информацию работодатель по основному месту работы вносит только по просьбе работника.

Основанием для записи служит документ, который имеет необходимые сведения. Законодательство не содержит строго установленной формы. Например, это может быть:

  • выписка из приказа о приеме на работу;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • справка от второго работодателя.

Копии документов должны быть заверены вторым работодателем. Требуется наличие:

  • надписи «Верно»;
  • наименование должности;
  • подписи лица, заверившего копию и ее расшифровка;
  • дата оформления копии;
  • надписи о месте хранения оригинала;
  • печати при ее наличии у второго работодателя.

инструкция по заполнения трудовой книжки

Инструкции по внесению записи о награждении

Внесение записи о награждении требуется в случае:

  • награждения работниками государственными наградами;
  • присвоения государственных почетных званий;
  • награждения работника работодателем почетной грамотой, присвоения ему званий, награждения нагрудными знаками и т. п.;
  • поощрения в иных формах, предусмотренных законодательством, коллективным договором, уставом, правилами внутреннего трудового распорядка и другими документами.

Не нужно вносить записи о получаемых работником регулярных или разовых премиях.

Информацию указывают в разделе «Сведения о награждении»:

  • в графе 3 полное и сокращенное наименование работодателя, а также лицо или учреждение, вручившее награду, за какие успехи и вид награды;
  • в графе 1 - номер записи;
  • в графе 2 - дату награждения;
  • в графе 4 - название, дату и номер документа, на основании которого вносят запись. 

Срок внесения записи - не позже недели с момента утверждения приказа руководителя о ее внесении.

инструкция по заполнения трудовой книжки

Как правильно хранить и вести учет трудовых книжек

Инструкция № 69 по заполнению трудовых книжек предусматривает для работодателей обязанность по ведению двух учетных форм.

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек

В ней регистрируют приобретенные и выданные работникам бланки. Документ ведет бухгалтерия. Она по заявке выдает бланки ответственным лицам. Они ежемесячно отчитываются об их использовании.

инструкция по заполнения трудовой книжки

Подробнее об учете бланков трудовых книжек читайте в статье “Что такое трудовая книжка и для чего она нужна

2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 

Документ предназначен для отражения всех трудовых книжек и вкладышей. Как вновь оформленных, так и предоставленных работниками при трудоустройстве. Книгу ведет кадровая служба работодателя.

инструкция по заполнения трудовой книжки

Подробнее см. статью “Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Полезное видео

logo
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок