БухСофт 2020     8 (800) 222-18-27 Задать вопрос по программам Помощь
Бухсофт

Электронные трудовые книжки

7 октября 2019
133
Средний балл: 0 из 5

С 2020 года власти могут обязать всех работодателей оформлять электронные трудовые книжки. Рассмотрим, что представляет собой это нововведение, его преимущества и недостатки, а также особенности перехода к использованию.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт
Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Проект закона по введению электронных трудовых книжек

Внедрение в России электронных трудовых книжек предусматривает законопроект № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)». Его разработал Минтруд. Сейчас документ находится на рассмотрении в Госдуме и уже принят в первом чтении.

Согласно поправкам, в стране будет происходить постепенный переход от бумажной версии трудовых книжек к электронной. Но сначала оба формата можно будет вести параллельно. Затем произойдет полный отказ от привычной бумажной версии.

Если проект закона будет принят в том виде, в котором он прошел первое чтение, то электронные трудовые книжки начнут вводить в 2020 году. На работодателей возложат обязанность до конца 2020 года наряду с традиционной бумажной трудовой книжкой формировать ее цифровую версию. 

Электронная версия представляет собой информацию о трудовой деятельности работника. Она будет находиться в информационной системе ПФР. Работодатели будут обязаны направлять в нее данные о работниках ежемесячно.

По своему содержанию трудовая книжка в электронном виде не будет принципиально отличаться от привычной всем бумажной. Главное отличие состоит в способе передачи и хранения информации. Работодатели не будут дублировать электронную трудовую на физическом носителе. Но в течение переходного периода они продолжат ведение уже существующих бумажных книжек.

До конца 2020 года бумажные трудовые следует вести в обычном режиме. В течение этого года работники смогут в заявительном порядке попросить работодателя о продолжении ведения бумажной версии. Если заявления не поступит, работодатель обязан будет выдать книжку на руки. При этом уже с 1 января организации и ИП начнут передавать в ПФР сведения, необходимые для ведения электронных трудовых книжек.

Согласно поправкам, россияне, впервые трудоустроившиеся в 2021 году, не смогут оформить бумажную трудовую книжку. Все сведения о них будут храниться только в электронном виде. Но при желании любой гражданин сможет получить бумажную выписку несколькими способами (см. ниже).

Кто должен вести электронные трудовые книжки?

Готовиться к изменениям должны абсолютно все работодатели. Для организаций и ИП процесс работы сведется к обеспечению своевременной передачи сведений в ПФР.

В законопроекте прописано, что работодатель обязан будет в письменном виде довести до сведения сотрудников информацию об изменениях в законодательстве и праве на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном формате.

Кроме того, работодателям придется обеспечить техническую возможность передачи сведений в информационную систему ПФР. С 1 января 2020 года сведения нужно будет предоставлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как будет работать электронная трудовая книжка

С начала 2020 года компании и ИП начнут направлять в информационную систему ПФР данные о трудовой деятельности своих работников. На основе этих сведений Фонд будет создавать электронные трудовые книжки. Передача данных будет осуществляться по уже имеющимся каналам, которые обеспечивают взаимодействие работодателей с Фондом.

Содержание новых электронных трудовых книжек аналогично бумажным. Они будут иметь следующие сведения:

  1. Место трудоустройства;
  2. Период трудоустройства;
  3. Должность;
  4. Трудовую функцию;
  5. Квалификацию;
  6. Дату приема на работу, увольнения, перевода на другую должность;
  7. Основания для прекращения трудовых отношений.

Получить перечисленные выше сведения о себе любой гражданин сможет тремя способами:

  • у последнего работодателя;
  • путем обращения в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР и Портале госуслуг.

Данные доступны:

  • в распечатанном виде;
  • по электронной почте;
  • в виде файла на цифровом носителе.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Введение электронных трудовых книжек потребует от работодателей определенных действий. Рассмотрим пошаговую инструкцию.

Шаг 1. Утверждение изменений в локальных нормативных актах. В правилах внутреннего трудового распорядка необходимо указать, что при трудоустройстве гражданин может предоставить как подтверждение своего трудового стажа не только трудовую книжку, но и сведения, полученные из электронной базы данных.

Шаг 2. Создать адрес электронной почты для отдела кадров. Это необходимо для соблюдения права работников на отправку заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Шаг 3. Проинформировать работников об изменениях в законодательстве.

образец уведомления об электронной трудовой книжке

Скачать образецСкачать бесплатно.

Шаг 4. Создать технические условия для того, чтобы отдел кадров мог с января 2020 года передавать сведения в информационную систему ПФР по форме для электронной трудовой книжки.

Плюсы и минусы введения электронных трудовых книжек

Введение электронных трудовых книжек имеет явные плюсы использования как для работодателей, так и для работников. Рассмотрим их в таблице 1.

Таблица 1. Плюсы и минусы ведения электронных трудовых книжек

Для работодателей

Для граждан

  1. Создается единая база на всех сотрудников, которая обеспечивает возможность систематизации данных и их хранения в электронном виде.
  1. Возможность быстро получить доступ к информации о трудовой деятельности, даже если компания перестала существовать.
  1. Сокращаются расходы на ведение документооборота.
  1. Работодатели больше не смогут затягивать с выдачей ТК или вносить в нее недостоверные сведения.
  1. Возможность быстро и просто проверить сведения о трудовом стаже соискателя.
  1. Больший уровень защиты данных от утраты или доступа третьих лиц.
  1. Сокращение риска столкнуться с поддельным бланком и ложными сведениями о трудовом опыте работников.
  1. Возможность получить справку в ПФР, проверив достоверность сведений.

Также есть минусы:

  • цифровизация документооборота потребует дополнительных финансовых затрат;
  • качество процесса зависит от обеспеченности стабильным интернетом;
  • существует угроза заражения вирусом или сбоев в работе программного обеспечения. 

Ответственность работодателей

Электронная трудовая книжка в 2019 году остается в рамках законопроекта. Ожидается, что он будет принят до конца года. В таком случае с 1 января 2020 года на работодателей ляжет обязанность направлять в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников.

Делать это нужно ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А уже с января 2021 года при приеме на работу сотрудника или в случае увольнения информационный обмен с ПФР будет происходить не позднее рабочего дня, следующего за днем того или иного события.

В проекте закона прописано, что ПФР сможет информировать Роструд о нарушениях со стороны организаций и ИП посредством единой системы межведомственного электронного взаимодействия. Если в течение года работодатель более одного раза допустит нарушение сроков передачи информации или ее искажение, для него наступит административная ответственность. Санкция заключается в предупреждении (ч. 8. ст. 5.27 КоАП).

Электронные трудовые книжки в России будут вводить постепенно. В течение переходного периода предусмотрена возможность продолжать ведение записей в бумажных документах. Но работодателям стоит начать подготовку к нововведениям, чтобы избежать административного наказания за несвоевременный или неполный информационный обмен с ПФР.

Подробнее об оформлении трудовых книжек >>

logo
Для скачивания файла, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Полезно знать! Вы можете приобрести лицензию на учетную программу БухСофт Онлайн (от 154 рублей в месяц) в которой всегда актуальные формы и бланки, автоматическое заполнение, формирование отчетов с проверкой перед отправкой в фонды и инспекции. Подробнее о программе

Возникли вопросы? Позвоните нам: 8 800 222-18-27 (бесплатно)
или закажите обратный звонок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Регистрация
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок