БухСофт 2020     8 (800) 222-18-27 Задать вопрос по программам Помощь
Бухсофт

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

10 октября 2019
87
Средний балл: 0 из 5

Трудовая книжка - это документ, который подтверждает стаж и профессиональный опыт гражданина. В дополнение к ней есть вкладыш. Разберемся, для чего он нужен, как его правильно заполнить и хранить, а также что ждет работодателя за утерю.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт
Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Что такое вкладыш и зачем его оформлять?

Вкладыш в трудовую книжку - это документ, который содержит сведения о профессиональной деятельности сотрудника и имеет равную юридическую силу с трудовой книжкой. Он нужен в тех случаях, когда в самой книжке уже не осталось свободных граф и строк, необходимых для отражения информации о рабочем стаже человека. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. На титульном листе бланка содержатся следующие сведения:

  1. ФИО физического лица.
  2. Дата его рождения.
  3. Уровень образования.
  4. Профессия, специальность.
  5. Дата заполнения.

Внутри документа вносят информацию:

  1. О периодах работы человека у конкретного работодателя.
  2. Награждениях, полученных в период осуществления профессиональной деятельности.

Внимание! Эти документы обязательны при оформлении вкладыша в трудовую книжку. Вы можете скачать их бесплатно:

Приведем образец бланка вкладыша в трудовую книжку на 2019 год:

бланк вкладыша в трудовую

бланк вкладыша в трудовую

бланк вкладыша в трудовую

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Заполнение вкладыша в трудовую книжку следует начать с проставления штампа отметки о его выдаче. Отметку ставят внутри трудовой на развороте обложки. Штамп отметки включает в себя:

  • запись с формулировкой «Выдан вкладыш в трудовую книжку»;
  • серию и номер документа.

Пункт 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003 г. (далее – Правила), разрешает ставить отметку о выданном бланке как от руки, так и в виде печатного штампа. Прямых запретов использовать оба этих способа нет.

Документ надлежит вшить в трудовую. При этом действующее законодательство строго не устанавливает, куда именно он должен быть вшит. Его можно поместить в начале, середине или в конце документа.

Нумерация внутри вкладыша является продолжением нумерации, начатой в основном документе.

Пример

Свободное место закончилось на записи под номером 14. Во вкладыш запись вносят под номером 15, а не 1.

На титульный лист ставят печать работодателя, оформившего документ. Если печать будет отсутствовать, то документ будет считаться недействительным.

Датой заполнения бланка является фактическая дата его приобретения или внесения первой записи. Нельзя ставить дату оформления самой трудовой. 

Пример

Дата заполнения документа 17 мая 2008 г. Вкладыш был приобретен для внесения записи о трудоустройстве от 19 января 2016 г. На титульном листе в строке «дата заполнения» указывают 19 января 2016 г.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

образец вкладыша в трудовую книжку

В случае смены работником имени, фамилии, отчества, это также фиксируют при оформлении документа. Например, одна из работниц вступила в официальный брак и поменяла свою фамилию уже после того, как для нее был оформлен вкладыш. В пункте 2.3 постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» сказано, что изменение ФИО, даты рождения и других данных осуществляется на основании паспорта, свидетельства о заключении брака/разводе и т.д. Изменения фиксируют на титульном листе документа. Старую информацию зачеркивают одной прямой чертой. Рядом указывают новую информацию о физлице. На развороте документа делают ссылку на документ, который служит основанием изменений изменение. Рядом со ссылкой ставят подпись лица, внесшего запись, расшифровку его подписи и печать компании. Такая запись ошибочной не считается.

Что делать, если внесли ошибочные сведения:

  1. Изъять вкладыш из книжки.
  2. Аннулировать его.
  3. Завести новый бланк.
  4. Внести запись о выдаче нового бланка.

Исправлять записи в бланке можно в двух случаях:

  1. Неверно внесены данные в раздел «Сведения о работе».
  2. Неверно внесены данные в раздел «Сведения о награждениях».

Если ошибки были внесены на титульный лист, то оформляют новый бланк.

Отметим: единого мнения по поводу порядка исправления записей нет. Пунктом 30 Правил запрещено зачеркивать записи в разделе о работе и награждениях внутри трудовой. Корректировка записи делается путем признания записи внутри бланка недействительной с формулировкой «Запись под номером «...» считать недействительной». Вместе с тем, прямо не указано, что нельзя поступить подобным образом и с записями, сделанными во вкладыше.

П. 27 Правил предписывает обратиться на предыдущее место работы, если некорректная отметка была внесена именно там. В случае обращения работодатель обязан оказать помощь бывшему работнику и сделать верную запись.

Особенности ведения вкладыша в трудовую книжку

Основные правила:

  1. Без трудовой вкладыш недействителен.
  2. Число бланков неограниченно.
  3. Бланки, содержащие ошибки, должны быть аннулированы.

Вкладыши хранят вшитыми в трудовые книжки в сейфе или помещении, которое недоступно для посторонних лиц лиц. Ведь они относятся к бланкам строгой отчетности. Согласно постановлению Правительства от 06.05.2008 № 359 БСО хранятся в сейфах или закрытых помещениях.

На руки работнику вкладыш и книжку выдают при увольнении либо в иных случаях по его заявлению. Например, для предъявления в государственных учреждениях и фондах.

Наличие заполненных бланков фиксируют в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Журнал является обязательным для всех работодателей. Образец журнала и утверждённая форма есть в приложении № 3 к постановлению Минтруда № 69.

Сведения о документе вносят в столбец № 6. Запись об оформлении вкладыша вносят отдельной строкой в день, когда он был заполнен. В графе № 12 ставят отметку о выдаче вкладыша в трудовую книжку при увольнении.

Где купить вкладыш?

Бланки установленного образца продают в книжных магазинах, в киосках Роспечати, а также в магазинах канцелярских принадлежностей.

Покупают их сами сотрудники, которым они необходимы. Бланки также приобретают сами работодатели и выдают кадровикам для оформления. Согласно п. 47 Правил затраты на покупку бланков возмещаются работодателю при увольнении работника. Его стоимость вычитается из суммы выплаты при увольнении. Доход относится к прочим внереализационным доходам компании.

Если же работодатель по каким-либо причинам утратил трудовую или вкладыш работника, он обязан возместить потерю на безвозмездной основе, то есть завести новый документ.

Ответственность за неправильное хранение вкладышей

В соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ работодатель ведет трудовые книжки и вкладыши по работникам, проработавшим у него более 5 дней.

П. 45 Правил возлагает ответственность за хранение документов сотрудников на работодателя. Руководитель предприятия может лично заниматься заполнением документов, а также может оформить приказ и назначить ответственным любого сотрудника из штата. 

Пример

В приказ о назначении ответственного вносят запись:

«Назначить ответственным за хранение и ведение трудовых книжек и вкладышей в них бухгалтера ООО «Актив» Мартынову Ольгу Юрьевну».

В случае утери, порчи или уничтожения документов ответственного ждет выговор (ст. 192 ТК РФ). Если был составлен договор о материальной ответственности, то виновного также ждет возмещение материального ущерба работодателю.

Ст. 5.27.1 КоАП устанавливает ответственность за нарушение правил в сфере законодательства о труде. К ним относятся нарушения требований хранения и ведения документов сотрудников. Размеры штрафов:

  • для должностных лиц - от 1000 до 5000 рублей;
  • для ИП - от 1000 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.

Если правонарушение совершено впервые или не принесло большого ущерба, то предприятие и его должностное лицо может ограничиться предупреждением.

Оформление вкладыша в трудовую книжку: частые ошибки

  1. Нумерация во вкладыше начинается заново. Оформляя вкладыш сотрудники часто допускают ошибки. Они полагают, что во вкладыше записи должны начинаться с цифры «1». В итоге получается, что записи в книжке и во вкладыше пронумерованы параллельно. На самом деле нумерация сквозная, и она продолжает нумерацию из трудовой книжки.
  2. Отсутствие записи об оформлении вкладыша в «Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них». Он является точно таким же по силе документом, как и сама трудовая. Его выдача должна быть зафиксирована в журнале.
  3. Отсутствие прошивки вкладыша. Вкладыш может быть просто помещен внутри трудовой. Но правила приписывают именно вшивать его, так как вложенный вкладыш легко потеряется.
  4. Внесение записи не в тот раздел бланка. Невнимательность ответственного лица может привести к тому, что заполняя книжку, он заносит часть записи о приеме или увольнении сотрудника в раздел «Сведения о работе», а вторую часть в раздел «Сведения о награждениях».
logo
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок