БухСофт 2020     8 (800) 222-18-27 Задать вопрос по программам Помощь
Бухсофт

Номенклатура дел организации

28 ноября 2019
71
Средний балл: 0 из 5

Номенклатура дел организации – это документ для учета и систематизации дел, то есть единиц хранения архивных бумаг. В статье – подробно про составление номенклатуры, ее типовые образцы, а также полезные справочники по работе с документами.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт
Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Понятие номенклатуры дел организации рассматривается в Правилах работы архивов организаций, которые одобрила Коллегия Росархива своим решением, датированным 6 февраля 2002 года. В Правилах номенклатура дел организации определена как список наименований дел с указанием длительности хранения этих дел. Причем под делом понимается единица хранения бумаг после того,  как они созданы или получены и выполнили свою функцию, то есть завершили движение в рамках документооборота организации.

В повседневной работе с кадровыми документами используйте эти справочники. Они спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Далее в статье – подробно про типовую номенклатуру дел организации, в том числе бланки и образцы, которые можно скачать для использования в работе.

Другие справочники по работе с документами

Ознакомившись с типовой номенклатурой дел организации, посмотрите следующие памятки, они помогут работать с документами, в которых есть ошибки:

Кадровый документооборот - онлайн

При ведении типовой номенклатурой дел организации значительную часть документооборота и архива составляют кадровые бумаги. Такие документы подтверждают для каждого работника:

  • факт работы по найму,

  • профессиональный путь,

  • достижения и стаж.

Поэтому их составлению и заверению уделяется серьезное внимание. Ведь только правильно оформленные кадровые бланки имеют юридические последствия для работодателя и работника, а также принимаются во внимание государственными органами. Вот почему, чтобы не было проблем с документами, лучше формировать их автоматически – в программе БухСофт.

Программа БухСофт автоматически формирует личную карточку и другие обязательные кадровые документы в полном соответствии с требованиями Роструда. Вы сможете их скачать и распечатать в 3 клика. Попробуйте бесплатно:

Оформить личную карточку онлайн

Что важно знать о хранении документов

В деятельности любой фирмы или предпринимателя не обойтись без оформления документов, в числе которых:

  • кадровые формы;

  • договоры и соглашения с контрагентами;

  • первичка;

  • платежные и кассовые документы и т.д.

Большинство из этих бумаг подлежит более или менее длительному хранению – в зависимости от вида документа и его назначения. Установленную для каждой формы длительность хранения определяет Перечень из приказа Минкультуры, датированного 25 августа 2010 года № 558. К примеру, заполненные бланки об оплате труда следует сохранять в течение 75 лет.

В связи с возложенными на фирмы и предпринимателей обязанностями по сохранению бумаг, прежде всего кадровых и подтверждающих взаиморасчеты по налогам, бизнесменам приходится заниматься хранением документации. Основные принципы, как организовать эту работу, изложены в:

  • Основных положениях, которые одобрены коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.

  • Правилах организации хранения из приказа Минкультуры, датированного 31 марта 2015 года № 526;

  • Правилах работы архивов, одобренных решением Коллегии Росархива, датированным 6 февраля 2002 года.

Любой документ, изданный в организации или полученный извне, находится в процессе использования или исполнения, после чего передается в сохранение. Из таких бумаг, выполнивших свою функцию, формируются дела – структурные единицы хранимого объема бумаг. Чтобы вести учет дел и ориентироваться в их наличии и местонахождении, нужно завести номенклатуру дел организации образец которой приведен далее.

Номенклатура дел организации

Основная функция номенклатуры – систематизировать хранящиеся документы для того, чтобы было проще:

  • сдавать бумаги на хранение;

  • обращаться к ним в месте хранения;

  • передавать их в госархив.

Поэтому в номенклатуре дел организации образец которой приведен далее приводится строго определенная информация, которая помогает работать с хранящимися бумагами, выделенными в дела. Качественная номенклатура как основной систематизатор дел включает в себя, как минимум, следующую информацию:

  • систематизирующие индексы дел;

  • названия дел, приведенные в виде систематического перечня;

  • сроки хранения каждого дела.

Формировать дела для сохранности необходимых бумаг и заполнять номенклатуру дел организации необходимо с учетом аналогичных форм, заполненных в прошлые годы. Кроме того, при внесении сведений в этот систематизирующий бланк необходимо учитывать:

  • требования нормативных документов по хранению документации,

  • формулировки устава фирмы;

  • тест положения о подразделениях фирмы;

  • ее штатное расписание.

Типовая номенклатура дел организации

Нормативные акты по ведению архивов определяют три основных вида номенклатуры дел организации:

  • типовая;

  • примерная;

  • индивидуальная.

Под типовой номенклатурой дел организации понимается документ, подходящий для группы фирм с одинаковым характером бизнеса и сходной структурой. Например, типовая номенклатура дел организации подойдет для фирм без обособленных подразделений, ведущих деятельность в одной и той же отрасли. На сегодняшний день типовая номенклатура дел организации имеет статус нормативного документа.

Структура номенклатуры дел организации

Чтобы наглядно показать структуру номенклатуры дел организации, приведем бланк этого документа, который можно скачать по ссылке:

номенклатура дел бланк

номенклатура дел бланк

Бланк документа.Скачать бесплатно.

Как видно из приведенного шаблона, структура номенклатуры дел организации включает несколько обязательных граф.

  1. Индекс дела.
  2. Заголовок дела.
  3. Количество дел.
  4. Срок хранения.
  5. Примечание.

Индекс дела в структуре номенклатуры дел организации присваивается в зависимости от того, если ли в организации структурные подразделения и от того, сколько томов содержит соответствующее дело. При формировании индекса в нем арабскими цифрами кодируют информацию:

  • о структурном подразделении;

  • о номере дела в пределах соответствующего подразделения.

Пример 1

У ООО «Символ» есть головной офис в г. Москве и складское помещение в ближайшем Подмосковье. С целью архивирования документов головному офису присвоен цифровой код 01, а складскому помещению – цифровой код 02.

Предположим, что головной офис и склад формируют распорядительные документы – приказы, и делам, содержащим приказы, присваивается цифровой код 05. Тогда индексы дел с приказами в структуре номенклатуры дел организации «Символ» могут быть такими:

  • 01-05 – дело с приказами головного отделения;

  • 02-05 – дело с приказами складского подразделения.

К заголовкам в структуре номенклатуры дел организации также предъявляются единые требования. Прежде всего, заголовки должны ясно отражать, какие документы хранятся в каждом из дел. Чтобы выполнить это требование, необходимо отказаться от употребления в тексте заголовка:

  • неконкретных формулировок;

  • вводных слов;

  • сложных синтаксических оборотов.

Пример 2

Головной офис ООО «Символ» сдает на сохранение переписку с вышестоящей структурой. В таком случае заголовком дела, в котором предполагается хранить эту переписку, не могут быть слова «Общая переписка», так как это неконкретная формулировка.

Заголовки положено перечислять в зависимости от важности хранимых бумаг и с учетом их взаимосвязи. Следуя этому принципу, располагать заголовки дел нужно в следующем порядке:

  • организационно-распорядительные бумаги вышестоящих структур, в том числе постановления и приказы;

  • организационно-распорядительные бумаги руководителя;

  • плановые и отчетные формы.

В графу 3 итоговую информацию о количестве дел вносят в конце года. А графу 4, предназначенную для сроков хранения дел, заполняют в соответствии с нормативными документами РФ, регулирующими эти сроки.

Пример 3

ООО «Символ» архивирует личные дела персонала. При заполнении графы 4 в номенклатуре дел организации личные дела можно указать:

  • или одной строкой;

  • или двумя разными сроками – «Личные дела руководителей» и «Личные дела работников».

Примечания в графе 5 в структуре номенклатуры дел организации предназначены для дополнительных сведений о поступлении, перемещении и выбытии дел в течение года.

Пример номенклатуры дел организации

В качестве примера номенклатуры дел организации приведем фрагмент, включающий основную кадровую документацию, в том числе:

  • должностные инструкции;

  • Правила трудового распорядка;

  • штатное расписание;

  • приказы руководителя и т.д.

Этот пример номенклатуры дел организации приведен ниже, данную форму можно скачать по ссылке:

Образец заполнения.Скачать бесплатно.

Как утвердить номенклатуру дел организации

Чтобы утвердить номенклатуру дел организации, ее надо согласовать с архивной службой, причем проводить такое согласование нужно не реже чем каждые пять лет. В промежуточные периоды документ нужно уточнять в конце каждого года.

Крайний срок, чтобы утвердить номенклатуру дел организации на предстоящий год - последний квартал текущего года. Полномочиями на то, чтобы утвердить номенклатуру дел организации, наделен руководитель, который визирует документ. Гриф об утверждении включает слово «Утверждаю», а также указание должности руководителя, его роспись с расшифровкой и дату заверения документа. Каждая новая номенклатура вводится в действие с 1-го января наступающего года. 

logo
×
Для Вас скидка на программы «БухСофт»
Гость!
Для Вас есть специальное предложение по подключению
к программам и сервисам «БухСофт»
Выберите программу или сервис, Вам позвонит
персональный менеджер и предложит специальные условия.
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь!

Этот документ спасет от обидных штрафов и защитит от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Зарегистрируйтесь, скачайте и сразу используйте в работе!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок