Супер скидка на БухСофт>>>  | ☎ 8 (800) 222-18-27
Бухсофт

ЭДО: готовим «корзину» для бумаги. Часть 1

  • 9 июня 2016
  • 2515

Механизм перехода на ЭДО, на первый взгляд, прост: в наличии всего два этапа — оформление договорных отношений с оператором ЭДО и приглашение контрагентов в систему для обмена документами

Порой создается впечатление, что на какое-то время все темы в сфере налогообложения начинают неизбежно вертеться вокруг одной — единственной. Отчасти это ощущение верно, ведь в налоговом законодательстве все взаимосвязано, одно вытекает из другого, первое предопределяет второе... 

Тема электронной отчетности и документооборота — одна из таких «вечных», о которых можно говорить и писать бесконечно и каждый раз находятся новые нюансы и особенности.

В этот раз мы предлагаем разобраться как, когда, а главное, зачем, отказываться от бумажного формата документов.

На первый взгляд...

Первое, что бросается в глаза при подробном изучении механизма перехода на ЭДО — это простота, можно даже сказать, примитивность процесса: В наличии всего два этапа — оформление договорных отношений с оператором ЭДО и приглашение контрагентов в систему для обмена документами. Однако на практике все выглядит несколько иначе...

  • Легко сказать: «пригласить контрагентов», но где гарантия, что все они достаточно «продвинуты» и пользуются этой услугой? Правильно, гарантии никакой. К тому же, каким бы скромным не был объем бумаг у ваших партнеров, их нужно оцифровать, а это — время.
  • Второе, что может помешать оперативно перестроиться на новую систему — это сила привычки. То есть, даже если вы морально готовы полностью изменить подход к составлению и отправке бумаг, то в реальности ваша «мышечная память» будет постоянно сбиваться, а рука — тянуться к кнопке печати. Но пройдет немного времени и одни приобретенные механические навыки уступят место другим.
  • Третий немаловажный фактор, на который следует обратить особое внимание — это то, что чем удобнее алгоритм взаимодействия, короче сроки и оперативней техническая помощь, тем быстрее наступает потребность в улучшении существующих условий. Это поговорка «лучшее — враг хорошего» в действии.

ЭДО: готовим «корзину» для бумаги. Часть 1

Начинать лучше с нового

Чтобы переход произошел оперативнее и менее болезненно, специалисты советуют не зацикливаться на переводе в «цифру» имеющихся у компании архивов.

Лучше всего начинать внедрение электронного документооборота с оцифровывания новых видов документов. А архивом заниматься в более или менее свободное время, не забывая четко и своевременно вносить в систему свежие виды документации. Тогда ваша текущая работа не будет копиться, и в график вы войдете, как положено.

Вам стоит заранее определиться, как именно вы видите переход компании на электронный документооборот и снаружи, и изнутри. Кроме того, еще до внедрения ЭДО нужно сформулировать очередность перевода документов в цифровой формат: что будет оцифровано в первую очередь, а чему стоит немного подождать.

Советы бывалых

Чтобы приноровиться к новым правилам и форматам, не нужно пытаться освоить все премудрости за один прием. Хватаясь за все бумаги сразу, вы скорее внесете в офисную «атмосферу» сумятицу. Поэтому, начинать процесс лучше всего с изучения конкретного направления. Если это товарная накладная, значит, нужно постараться каждую из них оформлять в соответствии с требованиями системы.

Тот же принцип будет действовать и в отношении других документов, таких, как счета-фактур. Так у вас будет время привести в порядок архив, проанализировать возможные затруднения, отладить систему оцифровки и повторного архивирования.

Если вы получили от контрагента первичный документ, подготовленный в одной из программ БухСофт, то электронный вариант данного документа вы можете скачать прямо с сайта Бухсофт. По этому файлу можно быстро загрузить в бухгалтерскую программу всю номенклатуру ваших покупок.

Продолжение темы читайте в нашем следующем материале «ЭДО: готовим «корзину» для бумаги. Часть 2».

«БухСофт» Помощник по выбору программы
Поможет понять какая программа нужна именно вашей организации.
«БухСофт Онлайн»
Бухгалтерская программа
Простая в использовании программа с поддержкой от коллег-бухгалтеров.
Подойдет как для начинающего бухгалтера, так и профессионала с несколькими компаниями.
«БухСофт» Отчетность
через интернет
Тестируйте и отправляйте отчетность в ПФР, ФСС, ФНС, Росстат, РАР. Проводите сверки с ФНС, ведите документооборот с контролирующими органами и контрагентами.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме
Мы в соцсетях
А еще:
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок