Программы БухСофт     8 (800) 222-18-27 Задать вопрос по программам Помощь
Бухсофт

Как заполнить путевой лист, если неизвестен точный маршрут

25 сентября 2017
7250
Средний балл: 0 из 5

Если указать точные адреса в путевом листе невозможно, допускается использовать координаты на основании данных навигатора и системы спутниковой навигации ГЛОНАСС.

Путевой лист — документ, которым компания может доказать наличие понесенных на ГСМ затрат. Компании, не являющиеся автотранспортными предприятиями, имеют право разработать собственную форму путевого листа, но в ней обязаны присутствовать реквизиты, обозначенные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. С 26 февраля 2017 года в этот приказ Минтранса были внесены существенные изменения (Приказ Минтранса РФ от 18.01.2017 №17). Об этих нововведениях мы писали в наших статьях:

Что именно изменилось в порядке оформления путевых листов в 2017

Как заполнять путевые листы по новым правилам 2017 года?

В Приказе Минтранса №152 нет требований о том, что заполнение путевых листов обязательно должно быть вручную. Исходя из судебной практики, компаниям, которые используют легковые автомобили в рабочих целях, для исключения проблем с признанием расходов на топливо заполнять документ следует частично вручную и частично — на компьютере.

Допускается использование автоматизированных программ для подготовки путевых листов. Программа Путевые листы от Бухсофт — один из таких удобных и понятных инструментов.

Конечно, все подписи в документе обязаны быть «живые» (подписаны собственноручно ответственными лицами), все остальные реквизиты путевого листа можно заполнять на компьютере. По ссылке можно путевой лист легкового автомобиля бланк 2019 скачать бесплатно word файлом.

Зачем точный маршрут в путевом листе?

При оформлении путевых листов приказ 152 на 2019 год не содержит прямого требования к обязательному указанию сведений о маршруте (пунктах назначения в период действия документа). Тем не менее, налоговые контролеры в ходе камеральных и иных проверок обращают внимание на этот нюанс заполнения и относят путевые листы без информации о пути следования машины, к документам, которыми нельзя подтвердить обоснованность расходов на ГСМ. А значит, эти издержки компания – налогоплательщик не вправе учитывать при расчете прибыльного налога.

Срок исковой давности товарно-транспортных документов

После отказа налоговиков в учете расходов и доначислении налога на прибыль из-за отсутствия в путевых листах точного маршрута, компания вправе оспорить решение контролирующего органа в судебном порядке. Срок обжалования после получения решения вышестоящего налогового органа составляет 3 месяца.

Если по истечении этого периода заявление на обжалование решения налоговиков компания не подаст, то у нее будет еще 3 года с момента взыскания недоимки по налогу на прибыль для возможности обратиться в арбитражный суд с целью истребовать возврат взысканных средств (абз. 2 п. 3 ст. 79 НК РФ).

Стоит отметить, что арбитражная практика по этому вопросу носит весьма противоречивый характер.

Одни суды соглашаются с компаниями и признают указание маршрута необязательным для учета расходов на ГСМ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 № Ф04-3922/13 по делу № А46-29337/2012). Иные же встают на сторону налоговиков и подтверждают, что отсутствие адресов в путевых листах — весомый аргумент для отказа в учете понесенных на ГСМ расходов при расчете прибыльного налога (постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 № Ф06-3255/13).

Как заполнить путевой лист, если неизвестен точный маршрут

Как заполнить путевой лист, если точный маршрут указать невозможно?

Чтобы исключить любые споры с налоговиками, заполняйте все путевые листы с точным указанием маршрута следования ТС.

Тем более, сделать это можно любым доступным способом, даже когда автомобиль целый день находился за чертой города в полях (например, при проведении землеустроительных и геодезических работ).

Не нужно писать в документе «по городу» или «по области». Такую формулировку налоговики не примут и посчитают ее недостаточной для подтверждения расходов на топливо, поскольку ею невозможно доказать эксплуатацию транспортного средства в служебных целях.

Если адресов множество и неизвестно, куда именно сначала поедет водитель, и по какому маршруту будет кататься весь день, можно прибегнуть к следующим способам:

  • Если одни и те же адреса объезжаются регулярно, утвердите маршруты приказом руководителя на конкретный период: ежедневные или на месяц в зависимости от необходимости и пронумеруйте их. Например, маршрут № 1 — перечисление адресов, маршрут № 2 — перечисление адресов. В путевом листе нужно сделать отметку, что разъезды совершаются по утвержденному маршруту, для подтверждения которого нужно приложить копию приказа с указанием маршрутов.
  • Можно сделать еще проще — написать в путевом листе: «По маршруту в соответствии с заявками». Все заявки, конечно, нужно приложить к документу и хранить в таком виде.

Если указать точные адреса невозможно, допускается использовать координаты на основании данных навигатора и системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, тем более Минфин уже давно разрешил учитывать расходы на топливо согласно документам, составленных с применением навигационных систем. Если работы проводятся близ населенных пунктов, укажите расстояние в километрах и название близлежащего населенного пункта. При этом путевые листы нужно подкрепить дополнительными сведениями — накладными, картами, можно даже записями с видеорегистратора (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.04.2015 №Ф06-23360/2015).

Ответственность за неправильное оформление путевого листа

За неправильное оформление путевого листа материальную ответственность несет и водитель, и компания, согласно статье 12.31.1 КоАП РФ.

Так, при отсутствии данных о медосмотре водителя компания может быть оштрафована на 30 тысяч рублей, а должностное лицо — на 5 тысяч рублей. Такие же штрафы накладываются за несоблюдение правил при прохождении техосмотра автомобиля. 

Инспекторы ДПС могут выписать штраф водителю согласно части 2 статьи 12.3 КоАП РФ, поскольку именно он является ответственным за транспортное средство лицом. Санкции могут носить предупредительный характер либо быть материальным взысканием в размере 500 рублей.

Особое внимание следует уделить индивидуальным предпринимателям, которые полностью ответственны за нарушение требований к оформлению путевых листов. В зависимости от степени нарушения, штраф для них может достигать 100 тысяч рублей.

За отсутствие в путевом листе точного маршрута оштрафовать никого нельзя, однако, как мы уже выяснили, это влечет немало других проблем.

Есть вопрос по Путевым листам?

logo
Для скачивания файла, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Полезно знать! Вы можете приобрести лицензию на учетную программу БухСофт Онлайн (от 154 рублей в месяц) в которой всегда актуальные формы и бланки, автоматическое заполнение, формирование отчетов с проверкой перед отправкой в фонды и инспекции. Подробнее о программе

Возникли вопросы? Позвоните нам: 8 800 222-18-27 (бесплатно)
или закажите обратный звонок

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Войти через социальную сеть
Регистрация
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
Заказать звонок