Вход и регистрация
ПОДАРКИ
Программа «БухСофт»
Бухгалтерия + зарплата и кадры
ХИТ 2019
Отчетность через интернет
Тестирование и отправка в фонды и инспекции
«БУХСОФТ» ЭКСКЛЮЗИВ
Путевые листы
Формирование и учет путевых листов

Учет заказов и заявок в программе Бухсофт: Предприятие

1. УЧЕТ ЗАКАЗОВ (ЗАЯВОК). ОБЩИЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Программа Бухсофт: Предприятие позволяет вести полноценный учет заказов (заявок). Возможность будет полезна тем, кто часто или постоянно исполняет заказы клиентов на товары или услуги.

Программа может применяться в магазинах, заказывающих для клиентов отсутствующие товары; в организациях, оказывающих услуги на заказ, например: доставка товаров, выполнение каких-либо работ, частичная отгрузка продукции в рамках заказа по мере ее изготовления, для планирования производства (или закупок товаров) на основе поступивших заявок и т.д.

Программа Бухсофт: Предприятие в целях учета заказов позволяет:

- вести учет клиентов;

- вести учет заказов;

- учет товаров или услуг, поставляемых на заказ;

- вести учет поставщиков;

- вести учет состояния заказов;

- вести учет исполнителей (работников, ответственных за исполнение заказа)

- делать планирование заказов.

- множество иных возможностей.

Главным преимуществом программы учета заказов и заявок от БухСофт является то, что заказы учитываются непосредственно в бухгалтерской программе. То есть все данные, справочники и т.д. не придется вводить дважды или переносить из программы в программу. Вся оперативная и бухгалтерская информация находится в одной программе. Впрочем, при необходимости можно вести только учет заказов не используя бухгалтерские возможности программы.

Программа учета заказов и заявок БухСофт может быть установлена не только на рабочих местах менеджеров, работающих непосредственно с заказами, но и на рабочем месте предпринимателя (директора), владеющего магазином или компанией, принимающей заказы, что позволит ему владеть полной информацией о количестве и качестве заказов, а также об их состоянии.

По мере накопления данных можно формировать и распечатывать различные отчеты за любой период:

- отчеты о состоянии заказов;

- отчеты по клиентам;

- отчеты по товарам и услугам и т.д.

2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И УЧЕТА ЗАКАЗА (ЗАЯВОК)

При поступлении заявки от клиента (например, по телефону) менеджер, работающий с заказами, открывает форму Учет продаж (с видом сделки "Учет заказов") и заносит туда следующую информацию: информация о клиенте, дата заказа, название заказываемого товара или услуги, сумму оплаты за заказ. При этом программа автоматически заполняет два справочника: справочник клиентов и справочник товаров/продукции, услуг.

Итак, рассмотрим по действиям порядок учета заявок.

Для формирования заказа от покупателя необходимо в форме Учет продаж нажать на верхнюю кнопку Добавить, выбрать контрагента, и выбрать сделку "Учет заказов" (середина формы).

Автоматически в программе произойдут следующие внешние изменения:

- в закладке Отгрузка: поле Курс станет не доступно, Дата отгрузки меняется на Дата заказа, Дата реализации меняется на Заказ на дату, при этом поле Дата заказа означает дату, когда заказ поступил от контрагента, а поле Заказ на дату указывает, к какой дате контрагент ожидает исполнение заказа. Поле Дата заказа автоматически прописывается в верхней таблице формы Учет продаж в колонке Дата (вторая слева). Редактирование даты в верхней таблице запрещено, либо это редактирование автоматически меняет на аналогичную дату в поле Дата заказа;

- закладка Оплата - недоступна, так как оплачивается не сам заказ а сделка, в которой оформляется отгрузка в части заказа;

- закладка Документы. Предусматривается возможность выписать счет на заказанные товары, с сохранением реквизитов счета в журнале документов. При добавлении нового заказа по любому контрагенту нумерация счета осуществляется автоматически по правилу: максимальный номер счета по данным журнала документов плюс 1. При виде сделки Учет заказов номер счета автоматически отражается в первой колонке верхней таблицы формы Учета продаж;

- закладка Операции - недоступна. Проводки при виде сделки Учет заказов не формируются.

Фильтр формы Учет продаж (кнопка Фильтр в форме Учет продаж)

Для удобства выделения заказов в фильтре Учета продаж предусмотрен выбор:

- все виды сделок;

- все, кроме заказов;

- определенный выбранный вид сделки (в том числе вид сделки "Учет заказов").

При выборе фильтра по определенному виду сделки добавление и удаление записей в форме Учета продаж допускается в полном объеме с одновременным запретом пользователю менять поле Вид сделки на иной, чем установлен в форме Фильтр.

Возможности справочников Товары, Материалы и Продукция (далее Справочник)

При открытии Справочника из формы Учет продаж в левой его части, под списком наименований (но над настройками сортировки) предусматривается выбор дополнительных позиций для фильтрации:

1. Наименования по незакрытым заказам

Отбираются те наименования, по которым на дату, указанную в Справочнике, и по контрагенту, который выбран в верхней таблице при оформлении отгрузки, количество заказанных единиц превышает количество отгруженных единиц (то есть отбираются те наименования, которые заказаны данным контрагентом на данный момент).

При этом:

- расчет заказанных единиц определяется по алгоритму:

- отбираются все заказы (вид операции Учет заказов) по контрагенту, который выбран в верхней таблице при оформлении отгрузки, с начала года по дату, указанную в Справочнике. Определение периода заказа осуществляется по полю "Дата заказа";

- суммируется общее количество единиц заказанного наименования справочника по всем отобранным заказам.

- расчет отгруженных единиц определяется по алгоритму:

- отбираются все отгрузки (кроме вида операции Учет заказов) по контрагенту, который выбран в верхней таблице при оформлении отгрузки, с начала года по дату, указанную в Справочнике. Определение периода отгрузки осуществляется по полю "Дата реализации";

- суммируется общее количество единиц отгруженного наименования справочника по всем отобранным отгрузкам.

При выборе в Справочнике позиции "Наименования по незакрытым заказам" отобразится список соответствующих наименований без учета иерархии (если она используется в Справочнике - группы, подгруппы и т.д.). При выборе в Справочнике позиции "Все наименования" иерархия восстанавливается.

При перемещении курсором по отобранным в Справочнике наименованиям, по каждому из них программа отображает информацию о количестве, необходимом для полного погашения всех заказов по данному контрагенту.

2. Закрыть заказы

При выборе в Справочнике позиции "Закрыть заказы" программа выполнит следующий алгоритм:

- отберет список наименований по тем же условиям, которые предусмотрены для позиции "Наименования по незакрытым заказам";

- из полученного списка отберет только те наименования, по которым есть остаток по складу на дату, указанную в Справочнике;

- установит "галочки" для отгрузки по всем отобранным товарам;

- проставит по каждому наименованию в справочнике количество для отгрузки. При этом будет автоматически проставляться меньшая из сумм - либо количество в остатках на складе, либо количество, необходимое для погашения заказов по данному контрагенту.

После выбора в Справочнике позиции "Закрыть заказы" и проверки/корректировки пользователем автоматического выбора программы, по кнопке "Выбрать" производится оформление отгрузки в общем порядке.

Если пользователем используется несколько складов, то автоматическое списание всегда производится с того склада, который определен пользователем как Склад по умолчанию (задается в форме по кнопке "На складе" Справочника).

3. ОТЧЕТЫ ПО ЗАКАЗАМ

Учет заказов предусматриваем формирование двух отчетов: "Отчет по заказам" и "Планирование заказов". Отчеты печатаются из верхней кнопки "Печать" формы Учет продаж (после "Отчета по продажам").

Порядок формирования: "Отчет по заказам"

В предварительной форме отчета пользователь указывает, формировать отчет по всем контрагентам или по выбранному.

Заполнение отчета:

- Наименование организации = краткое наименование организации из формы Сведения об организации;

- ИНН = ИНН из формы Сведения об организации;

- ОТЧЕТ ПО ЗАКАЗАМ … = указывается "по всем контрагентам" или "название контрагента", выбранное в предварительной форме перед формированием отчета;

- НА ДАТУ: … = дата из формы Учет продаж (правый верхний угол формы);

- № = номер наименования по порядку;

- Наименование товара (продукции) = Наименование товаров (продукции), по которому был хотя бы один заказ за период с начала года по установленную дату отчета;

- Ед. изм. = Ед. изм. из справочника товара или продукции по данному наименованию;

- Заказано = Суммируется общее количество единиц заказанного наименования справочника по всем отобранным заказам за период с начала года по установленную дату отчета;

- Отгружено = Суммируется общее количество единиц отгруженного наименования справочника по всем отобранным отгрузкам за период с начала года по установленную дату отчета;

- Долг = разница между колонкой Заказано и Отгружено

- На складе = рассчитывается общий остаток по всем складам по данному наименованию на дату формирования отчета

Отбор заказов и отгрузок осуществляется аналогично правилам, установленным для дополнительной позиции фильтра в Справочнике ("Наименования по незакрытым заказам").

Порядок формирования отчета "Планирование заказов"

В предварительной форме отчета пользователь указывает период отчета.

Заполнение отчета:

- Наименование организации = краткое наименование организации из формы Сведения об организации;

- № = номер наименования по порядку;

- Наименование товара (продукции) = Наименование товаров (продукции), по которому был хотя бы один заказ за период, на который формируется отчет;

- Ед. изм. = Ед. изм. Из справочника товара или продукции по данному наименованию;

- Заказано на период с… по… = указываются даты из предварительной формы отчета - период, за который формируется отчет. В отчет попадают те заказы, у которых поле Заказ на дату соответствует выбранному в отчете периоду;

- колонки под строчкой Заказано на период с… по… контрагентами = в каждой колонке в шапке отображается наименование контрагента, по которому формируется отчет, ниже в таблице отображается количество соответствующего наименования, заказанного данным контрагентом в заданный отчетом период. В отчете добавляется столько колонок, сколько контрагентов делало заказы за отчетный период (но не более 250 контрагентов, ограничения Excel);

- ИТОГО ЗАКАЗАНО = общее количество данного наименования по всем контрагентам;

- Остаток на складе на … = рассчитывается общий остаток по всем складам по данному наименованию на дату, предшествующую дате, с которой начинается период отчета. Дата указывается в шапке данной колонки;

- Долг = разница между колонкой ИТОГО ЗАКАЗАНО и Остаток на складе на …

Вход в программы
БухСофт Онлайн Отправка отчетности
Персональные скидки, подарки и бесплатные сервисы при заказе обратного звонка
Заказать звонок
Подключение
ВАЖНО! Текущий отчетный период
Для Вас скидка на программы «БухСофт»
Для Вас есть специальное предложение по подключению
к программам и сервисам «БухСофт»
Выберите программу или сервис, Вам позвонит
персональный менеджер и предложит специальные условия.