ЕГАИС: выбираем стратегию на 2017 год

В одном из предыдущих материалов мы разобрали методологию ведения остатков алкогольной продукции, разработанную Росалкгольрегулированием, а также подробно рассмотрели нюансы ведения регистров остатков алкогольной продукции в предприятиях розничной торговли. Сегодня детально коснемся вопроса о разработке и выборе стратегии работы с данными регистрами.

ЕГАИС на финишной прямой

Осень текущего года ознаменована финальным этапом повсеместного внедрения ЕГАИС. Ему предшествовали успешно реализованные:

• первый этап — с 01.01.2016 обеспечение подтверждения закупок алкоголя через ЕГАИС;
• второй этап — с 01.07.2016 подтверждение реализации в розницу алкогольной продукции по каждой единице товара.

Стоит отметить, что второй этап не относится к розничной торговле и торговле на предприятиях общественного питания пивом, пивными напитками, сидром, медовухой и пуаэре. Для этой группы продукции требуется только подтверждение закупок через ЕГАИС.

Эти два этапа неразрывно связаны с последним. В частности, к 1 октября 2016 года всем розничным предприятиям торговли и общепиту следовало списать тот объем алкогольной продукции, который был реализован в продаже с 1 января по 1 июля текущего года. 

Важно отметить, что тот алкоголь, что был приобретен до 1 января 2016 года, перед продажей в розницу должен быть поставлен на баланс.

С 1 января 2017 года ФСРАР будет производить контроль остатков в ЕГАИС в автоматическом режиме. Из этого следует логичный вывод: кроме всего прочего фискалы возьмут под контроль еще и остатки алкогольной продукции. А значит, предприятиям, реализующим алкоголь в розницу, к этому моменту нужно привести свои остатки алкоголя в ЕГАИС к фактически существующим, они должны полностью совпадать.

Успешное прохождение финального этапа внедрения ЕГАИС, стоит отметить, невозможно без двух актуальных бизнес-процессов:

• Выравнивание остатков или, иначе говоря, инвентаризация всей алкогольной продукции в разрезе алкокодов ЕГАИС по PDF417;
• Формирование остатка в Регистре №2, то есть, корректное обеспечение розничной продажи алкоголя.

Обратите внимание, что выравнивать остатки можно двумя документами: актом списания и актом постановки на баланс. Какой бы вариант вы ни выбрали, особое внимание уделяйте заполнению реквизита «Причина». Зачем? При неправильном заполнении данного реквизита ЕГАИС может выдать ошибку и не принять документ.

Кстати, программа «Бухсофт: Торговля» (ЕГАИС розница) полностью автоматизирует все процессы по учету алкогольной продукции, вы ничего не вносите вручную, программа все делает за вас, что значительно упрощает и ускоряет процесс работы с системой.

Более того, для предприятий общественного питания и продавцов пива и пивных напитков Бухсофт разработал мобильное решение к данной программе, потому не потребуется дополнительное рабочее место за компьютером.

Выбираем стратегию ведения остатков

Как мы уже отметили выше, с 1 октября 2016 года каждая единица реализованной в розницу алкогольной продукции списывается в остаток в ЕГАИС. На основании этого всем предприятиям розничной торговли следует выбрать свою стратегию по ведению остатков по двум существующим регистрам.

Определяясь со стратегией по данному вопросу, акцентируйте внимание на трех важных моментах:

1. Продажа алкоголя в розницу списывает остаток исключительно с Регистра №2.
2. В течение рабочего дня на Регистре №2 может быть отрицательный остаток.
3. С Регистра №2 невозможно осуществить процедуру возврата продукции поставщику, а также переместить ее на иное обособленное подразделение. Чтобы сделать это, нужно сначала переместить товар на Регистр №1, указав справку 2.

Разберем два варианта стратегии ведения остатков алкогольной продукции в регистрах.

Первая стратегия

Любая входящая товарно-транспортная накладная сразу перемещается на Регистр №2 (торговый зал).

Преимущества

Вся имеющаяся на остатке продукция хранится в постоянном режиме на Регистре №2, с него же и списывается в реальном времени.

Недостатки

Чтобы произвести при необходимости возврат продукции поставщику, а также перемещать реализуемый в розницу алкоголь между обособленными подразделениями, требуется всегда искать справку 2.

Кроме того, если имела место пересортица и продукция ушла в минус, скорее всего, вы даже не поймете этого, так как в таком варианте стратегии товар полностью обеспечивается текущим остатком и с него же реализуется.

Вторая стратегия

Реализуемая в розницу алкогольная продукция перемещается на Регистр №2 (торговый зал) по итогам операционного дня, то есть осуществленных за этот день продаж.

Напомним, что по Регистру №2 реализуемый товар может уходить в минус.

Исключены проблемы с возвращением продукции поставщику, а также перемещением товара между магазинами, поскольку все остатки продукции хранятся на Регистре №1.

Пересортицу и иные расхождения вы сразу же сможете определить по необеспеченному расходу, поскольку при возникновении минуса и невозможности закрыть его, данная ситуация станет очевидной в оперативном режиме.

Для получения общего остатка алкогольной продукции придется производить запрос по обоим регистрам в ЕГАИС, кроме того, всегда их придется плюсовать друг с другом.

В ежедневном режиме нужно производить операцию «Передача продукции в Торговый зал».

Наш выбор

Мы рекомендуем выбрать второй вариант стратегии, то есть в ежедневном режиме по факту продаж перемещать остатки на Регистр №2.

Да, возможно, такая стратегия покажется вам более трудоемкой. Однако по опыту уже сделавших свой выбор розничных продавцов становится понятно, что даже единожды возникшая потребность в возврате поставщику продукции с Регистра №2 отнимает куда больше времени, сил и нервов, нежели чем ежедневный контроль ситуации.