Как пройти сверку показателей 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2016 год

Сегодня рассмотрим актуальные вопросы о соотношении показателей в отчетах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Разберемся, что именно должно совпадать в подаваемых сведениях, ведь сверка всех строк обоих отчетов в Налоговой производится автоматически. Инспекторы, видя возникающие расхождения, потребуют от компании объяснений. Более того, если объяснения не удовлетворят контролеров, это станет поводом для углубленной налоговой проверки компании. Потому проверка соотношений 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2016 год — важная процедура, которую стоит рассмотреть детально.

Проверьте контрольные соотношения отчетов

В Приложении к письму Налоговой службы РФ от 10.03.16 №БС-4-11/3852@ приведен перечень внутренних соотношений контроля. Они нужны налоговикам для сверки представленных компанией сведений по 6-НДФЛ. В частности в документе приведено 5 показателей сопоставления данных в расчете 6-НДФЛ за 2016 год с отчетами 2-НДФЛ и декларацией по прибыли, а именно:

1. сумма всего дохода;
2. полученные дивиденды;
3. исчисленный подоходный налог;
4. налог, который в отчетном периоде не был удержан;
5. число физических лиц, работающих в компании.

Что проверить?

Приведенные выше показатели в форме 6-НДФЛ за 2016 год должны соответствовать — быть равны сумме сведений из представленных в отчетном периоде справок 2-НДФЛ и данных из декларации по прибыльному налогу за прошлый год.

Найдите погрешности и округления по НДФЛ

Согласно положениям п. 6 ст. 52 НК РФ НДФЛ рассчитывается в полных рублях. Однако суммарное значение налога устанавливается по каждому физлицу раздельно, в итоговый же отчет идет общая сумма по всей организации. Несоответствие данных в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ может возникнуть, если имело место округление значений в общей сумме подоходного налога при его арифметическом расчете от налоговой базы.

Что сделать?

При формировании 6-НДФЛ погрешность в расчете общего исчисленного налога не является нарушением. Погрешность можно рассчитать, апеллируя к рекомендациям, приведенным в п. 1.3 Приложения к письму налоговиков от 10.03.16 №БС-4-11/3852@. Для расчета возьмите 1 рубль с каждого подотчетного физлица и умножьте на количество строк «100» формы 6-НДФЛ. Разница между арифметическими расчетами и налогом в отчете 6-НФДЛ должна быть не выше допустимой погрешности.

Сделать подобную сверку 2-НДФЛ и 6-НДФЛ поможет программа «Бухсофт: Зарплата и кадры».

Воспользуйтесь данными из реестра справок 2-НДФЛ

Для проверки соотношения 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2016 год возьмите реестр справок 2-НФДЛ и просуммируйте показатели по всем справкам.

При налоговой ставке 13% на доходы физлиц проще прибегнуть к дополнительному реестру справок. Сформировать его поможет Бухсофт:

Отчет по форме 2-НДФЛ в программах Бухсофт

Ввод данных и формирование справок 2-НДФЛ в программе «CheckXML+2НДФЛ»

Отчет по форме 2-НДФЛ в сервисе Бухсофт Онлайн

Если доходы работников в течение года облагались подоходным налогом по разным ставкам, сверку сумм также можно произвести по реестру. Для проверки соотношений сумм в разрезе ставок сформируйте «сводную» справку 2-НФДЛ. Данные не совпали — расшифруйте строки в расчете 6-НДФЛ.

Проверьте необходимость подачи «уточненки» по 6-НДФЛ

Перед подачей налоговикам годовой формы 6-НДФЛ, нелишним будет еще раз пробежаться по данным промежуточных расчетов. Так, налоговики в своем письме от 25.01.17 №БС-4-11/1250, рекомендуют при подаче неполных сведений, занижении или завышении налоговых сумм подать уточняющие промежуточные расчеты. Поскольку сведения формы 6-НФДЛ подаются с нарастающим итогом, налоговики правомочны взять информацию из промежуточных сведений при проверке годовых расчетов. Например, при обнаружении ошибки в отчете за I квартал, уточненки нужно представить и за I квартал, и за полгода, и за 9 месяцев. Такие требования прописаны в разъяснительном письме ФНС РФ от 15.12.16 №БС-4-11/24062@.

Обратите внимание, в другом разъяснении чиновников — письмах Налоговой службы РФ от 15.12.16 №БС-4-11/24134 и №БС-4-11/24065@, сказано:

Если выплата доходов в промежуточном расчете была указана по ошибке, но сумма налога верна, то уточненка по такому расчету не подается.

Узнайте, как формировать отчет по форме 6-НДФЛ в программах Бухсофт

Сверьте не облагаемые подоходным налогом выплаты

В расчете 6-НДФЛ не нужно прописывать выплаты, по которым НДФЛ не удерживается. К таким доходам относятся лимитированные суточные, подарки сотрудникам, если цена каждого не превышает 4 тысячи рублей, материальная помощь сотруднику на рождение ребенка в течение первого года после этого события, но не более 50 тысяч рублей. Полный перечень необлагаемых НФДЛ доходов приведен в статье 217 НК РФ.

Однако если в промежуточных расчетах 6-НФДЛ эти выплаты были вами учтены, то и в годовой справке 2-НФДЛ их тоже придется указать (письмо ФНС РФ от 15.12.16 №БС-4-11/24064@).

Сверьте эти данные в обоих отчетах на наличие не состыковок по общей сумме доходов.