Учет спецодежды. Часть 2

В прошлом материале мы рассказали, что такое спецодежда, какие НПА регулируют порядок ее выдачи и как вести бухучет средств индивидуальной защиты (СИЗ). В сегодняшней статье мы разберем первичку по учету спецодежды и нюансы налогового учета СИЗ.

Учет движения спецодежды

При оприходовании СИЗ на склад вы можете оформить унифицированную форму М-4 (она есть в бухгалтерских программах Бухсофт) или разработать собственный документ с учетом требований к обязательным реквизитам (п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закона № 402-ФЗ)).

При передаче спецодежды со склада в другие подразделения организации вам нужно будет оформить первичный документ. Унифицированные формы для этого слишком громоздкие, поэтому проще разработать собственный бланк. В бланке для передачи спецодежды со склада отразите:

• склад, с которого списывается СИЗ;
• подразделение, куда вы передаете спецодежду;
• материально ответственных лиц за СИЗ лиц (ФИО, должность, подпись);
• наименование передаваемой одежды и ее количество;
• дату передачи СИЗ и другие обязательные реквизиты из закона № 402-ФЗ.

Затем руководитель каждого подразделения будет выдавать подчиненным СИЗ. Этот факт нужно тоже где-то фиксировать. Мы предлагаем вам завести ведомость учета спецодежды на год, где вы укажите:

• ФИО, должность и подпись сотрудника, получившего СИЗ;
• наименование спецодежды, единицу измерения, количество выданных единиц одежды;
• дату выдачи;
• срок использования СИЗ;
• дату возврата одежды руководителю подразделения на склад, с указанием причины возврата – например, порча или износ.

Ведомость считается учетным регистром, поэтому не забудьте внести в ее состав обязательные реквизиты (п. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

Если сотрудников у вас немного, то учет выдачи СИЗ можно вести не в ведомости, а в персональной карточке работника – фиксируйте туда сведения,указанные выше, под роспись ответственного за спецодежду и самого работника, получившего СИЗ.

Внедренные формы учета спецодежды нужно утвердить в графике документооборота и учетной политике компании – списывать расходы по спецодежде на основании не утвержденной первички нельзя.

Налоговый учет спецодежды

Чтобы учесть траты на спецодежду для расчета налога на прибыль или налога при УСН «доходы минус расходы» вы должны ознакомиться с нормативами, установленными приказами Минтруда РФ от 09.12.2014 № 997н и Минздравсоцразвития от 01.09.2010 № 777н, а также отраслевыми постановлениями. Вы можете разработать собственные лимиты, которые будут не ниже законодательно установленных, и утвердить их в Правилах внутреннего трудового распорядка или локальном документе, регулирующем учет и движение СИЗ. Тогда траты на спецодежду сверх законодательных нормативов можно учесть в расходах в полном объеме (письмо Минфина РФ от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8).

 В налоговом учете спецодежда списывается:

• на материальные расходы – единовременно, если ее стоимость ниже 100 тыс. руб. за комплект и срок использования меньше одного календарного года. Если же цена ниже 100 тыс. руб., но срок носки больше года – то траты относятся на расходы равными частями в течение срока носки (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ);
• через амортизацию – для СИЗ дороже 100 тыс. руб.и используемых дольше одного календарного года. Амортизация начисляется на протяжении нормативного срока носки (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Вы можете по собственной инициативе предоставлять спецодежду не только тем работникам, которым вы обязаны ее выдавать, но и остальным сотрудникам — если у вас проведена спецоценка условий труда и эти условия признаны опасными. Кроме того, выдачу не типовой спецодежды надо согласовывать с профсоюзом компании (при его наличии). В противном случае налоговики могут признать траты на СИЗ необоснованными и снять расходы (письмо Минфина от 25.11.2014 г. № 03-03-06/1/59763).

В налоговом учете порядок отнесения стоимости спецодежды на расходы жестко регламентирован. В бухучете правила отражения СИЗ более гибкие.Рекомендуем вам в бухучете выбирать способ списания спецодежды на расходы такой же, как в налоговом учете – тогда не придется считать временные разницы.

Например, вам нужно принять к учету защитные очки для младшего научного сотрудника. Срок их носки 10 месяцев, цена – 7 тыс. руб. Учтите их в качестве материалов и спишите в расходы одномоментно и в налоговом учете, и в бухгалтерском. Только не забудьте задокументировать переданные сотруднику очки в ведомости учета спецодежды или индивидуальной карточке работника.

Об обязательных правилах выдачи спецодежды в 2016 и 2017 году, бухгалтерском учете этих материалов, а также порядке отражения спецодежды в бухгалтерской программе читайте в статье "Учет спецодежды. Часть 1".

См. как заполнить личную карточку учета выдачи СИЗ>>