Правила заполнения и хранения путевых листов в 2017 году
Налоговые инспекторы могут не учесть расходы на топливо, если в путевых листах не был указан точный маршрут проезда водителя. Тому подтверждением являются многочисленные судебные дела, связанные с неточностями в заполнении путевых листов, а также разногласиями по налогу на прибыль. Без точно обозначенного маршрута налоговики могут посчитать, что работник совершал поездки в личных целях, поэтому не обозначил их или сделал это в неполной мере в путевом листе. Разберемся, когда путевые листы признаются чиновниками заполненными верно.
Как часто оформлять путевые листы в 2017 году?
Организация, деятельность которой напрямую связана с автотранспортными перевозками, обязана подготавливать путевые листы в ежедневном режиме. Если предстоит длительная командировка или просто нет возможности делать это каждый день, допускается более длительный срок.
Прочим компаниям и предпринимателям разрешается заниматься оформлением путевых листов раз в месяц. Как бы то ни было, периодичность подготовки этого документа лучше четко прописать в учетной политике организации.
Обратите внимание, в Минтрансе на текущий момент готовится проект о внесении изменений с 1 марта 2017 года в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные Приказом Минтранса от 18.09.2008 №152.
Согласно проекту в путевых листах будет обязательно указываться информация о предрейсовом осмотре технического состояния транспортного средства. Кроме того, в путевых листах не нужно будет обязательно ставить круглую печать организации.
Многие компании разрабатывают собственные бланки путевых листов. Тем не менее, налоговики рекомендуют учитывать обязательные сведения, утвержденные приказом Минтранса. Потому, если проект пройдет утверждение и будет одобрен законодателями, всем компаниям придется обновить свои бланки. Мы будем следить за новостями и сообщим, когда НПА вступит в силу.
Ошибки при заполнении путевых листов не позволят подтвердить расходы в налоговом учете. Ситуация осложняется тем, что в бланки путевых листов нередко вносят изменения. Также корректируют правила оформления. Воспользуйтесь этими документами по учету топливных расходов. Наши справочники и образцы спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:
Сколько лет хранить путевые листы?
Срок хранения путевых листов нормируется приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 №152 и приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.
Минтрансом строго обозначено, что срок хранения данного документа составляет не менее 5 лет. Срок может быть продлен, если этот нюанс закреплен в локальной нормативной документации конкретной организации.
В приказе Минкультуры все не так однозначно. В частности, в нем оговорено, что путевые листы нужно хранить пять лет, если в этот период была проведена ревизия или проверка контролирующих инстанций. Получается, что если ревизии не было, то и списывать эти документы компания не может. Кроме того, в обозначенном приказе сказано, что в случаях, когда путевые листы — это единственная подтверждающая опасные, вредные и тяжелые условия труда документация, то срок ее хранения должен быть 75 лет.
Путевые листы являются и первичными документами, а значит, срок хранения их также нормируют Налоговый кодекс РФ (подп. 5 п. 3 ст. 24) и Федеральный закон от 04.11.2014 №402-ФЗ (ст. 29). В частности, в главном налоговом документе для первички обозначен срок хранения не менее четырех лет, а в Законе от 04.11.2014 №402-ФЗ — не менее 5 лет.
Таким образом, если нет противоречий приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558, хранить путевые листы нужно пять лет.
Ознакомьтесь с простой и понятной инструкцией к программе «Бухсофт: Путевые листы», которая позволяет оперативно, удобно, в одном месте формировать путевые листы. По ссылке смотрите образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2019 года.
Как правильно отразить маршрут в путевом листе 2017?
Примечательно, что в ранее упомянутом нами приказе Минтранса России от 18.09.2008 №152 маршрут не является реквизитом путевого листа, прописывать который нужно в обязательном порядке. Однако как показывает практика, налоговики всегда проверяют точные данные о маршруте, чтобы убедиться, что сотрудник действительно совершал рабочую поездку по заданному пути. Чтобы не лишиться расходов на ГСМ, путевые листы в 2017 году, как и в прошлые периоды лучше заполнять с данным реквизитом.
При этом отписаться в духе «по городу» — значит, насторожить проверяющих еще больше.
Выбирайте и указывайте конкретные адреса, чем детальнее маршрут в путевом листе, тем меньше к вам вопросов.
Например: «Место отправления — г. Киров, ул. Ленина, д. 80, место назначения — г. Москва, ул. Неглинная, д. 4». Конечно, пунктов назначения может быть несколько и все их нужно прописать в путевом листе.
Не исключены ситуации, когда невозможно указать точные данные. В таком случае подумайте о подготовке дополнительной документации, тем более все нужные бумаги у вас есть, их нужно просто подкрепить к путевому листу без точных сведений. Такими документами станут отчеты об эксплуатации ТС, накладные, в которых есть адреса контрагентов, а также карты и, в крайнем случае, если дело дойдет до суда — видеозаписи с видеорегистратора. Так, примером того, что в суде данные документы способствуют защите компании права признания расходов на ГСМ, является постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 24.04.2015 №Ф06-23360/2015.
О нормах расхода читайте в статье "Новые нормы расхода топлива на 2019 год от Минтранса РФ (последняя редакция)"
© Статья подготовлена экспертами бухгалтерской программы "БухСофт"